11.02.2026

Początek 2026 roku przyniósł wyraźne przyspieszenie w e‑Doręczeniach i e‑Poleconym. Poczta Polska informuje o setkach tysięcy nowych skrzynek i rekordowych dziennych wolumenach korespondencji cyfrowej. To dobry moment, by spojrzeć na e‑Doręczenia nie jak na kolejny formalny obowiązek, lecz jak na pierwszy krok do uporządkowania obiegu dokumentów w firmie.

Pierwsze dni stycznia pokazały, że e‑Doręczenia weszły w etap masowego wykorzystania. Według danych Poczty Polskiej w ciągu dwóch pierwszych tygodni stycznia 2026 r. uruchomiono ok. 300 tys. nowych skrzynek, a łącznie aktywnych jest już ponad 2,6 mln kont umożliwiających obsługę tej formy korespondencji.

Duże wolumeny cyfrowych przesyłek

Z perspektywy praktycznej szczególnie ważne są wolumeny nadawanych przesyłek. Poczta Polska wskazuje, że ich liczba cyfrowych w pierwszych dwóch tygodniach stycznia była o kilkanaście procent wyższa niż w najlepszych dniach ubiegłego roku i nawet dwukrotnie wyższa niż średnia dzienna z 2025 r. Dla przykładu 8 stycznia nadano ponad 362 tys. przesyłek, podczas gdy średnia dzienna w 2025 r. wynosiła 175 tys.

Ogólnie w systemie, w ramach którego realizowana jest również usługa e‑Polecony, nadano już łącznie 49,5 mln przesyłek. W tej liczbie:

• 16,8 mln stanowią przesyłki w pełni cyfrowe,
• 32,7 mln to przesyłki hybrydowe – kierowane do odbiorców, którzy nie posiadają jeszcze skrzynki.

Wariant hybrydowy jest mechanizmem pomostowym: nadawca działa cyfrowo, natomiast korespondencja trafia do odbiorcy tradycyjnie. Poczta Polska drukuje ją w zabezpieczonych centrach i doręcza w formie papierowej. To ważny element ciągłości komunikacji w okresie, gdy część odbiorców jest już zdigitalizowana, a część jeszcze nie.

Dlaczego właśnie teraz? Koniec okresu przejściowego i nowy standard komunikacji

Skąd tak wyraźne przyspieszenie na przełomie roku? Kluczowa zmiana jest systemowa: od 1 stycznia 2026 roku e‑Doręczenia stały się podstawowym sposobem komunikacji między podmiotami publicznymi a niepublicznymi (o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń). W praktyce oznacza to, że urzędy mają obowiązek stosowania e‑Doręczeń jako domyślnego kanału elektronicznego kontaktu z obywatelami i firmami, a 31 grudnia 2025 r. zakończył się okres przejściowy.

Perspektywa ArchiDoc: e‑Doręczenia to nie tylko wymóg – to moment na uporządkowanie dokumentów

W ArchiDoc zwracamy uwagę, że wdrożenie e‑Doręczeń jest dużo większym wyzwaniem niż samo „posiadanie skrzynki” i nauczenie się jej obsługi. Dla wielu organizacji to moment, by zatrzymać się i odpowiedzieć na pytania:

• Kto w firmie odpowiada za korespondencję przychodzącą i wychodzącą?
• Jak szybko dokumenty trafiają do właściwych osób i jak kontrolujemy terminy?
• Gdzie finalnie przechowujemy korespondencję i załączniki: w skrzynce, na dysku, w e‑mailu, w segregatorach?
• Czy potrafimy łatwo odtworzyć historię sprawy, także po kilku miesiącach?

Jeśli procesy dokumentowe latami funkcjonowały w „analogowej rzeczywistości”, e‑Doręczenia mogą stać się impulsem do realnej poprawy. Ale tylko wtedy, gdy potraktujemy je jako element większej układanki.

e‑Doręczenia jako element cyfryzacji procesów w firmie

Wdrożenie e‑Doręczeń to nie tylko zmiana kanału komunikacji. To dobry moment, by przeanalizować procesy dokumentowe i zbudować nowoczesny, spójny obieg korespondencji, który będzie zintegorowany z pozostałymi narzędziami cyfrowymi, takimi jak systemy do zarządzania dokumentami (DMS), ERP, finanse/księgowość czy workflow do obsługi spraw.

Bez integracji i automatyzacji e‑Doręczenia łatwo sprowadzić do roli kolejnego obowiązku administracyjnego.

Integracja e‑Doręczeń z systemami DMS, ERP czy workflow umożliwia m.in.:

• automatyczne rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• skrócenie czasu obsługi spraw urzędowych dzięki szybszemu przekazaniu dokumentu do właściwego zespołu,
• redukcję kosztów druku, wysyłki i ręcznej archiwizacji,
• większą kontrolę nad obiegiem informacji (uprawnienia, statusy, ścieżka audytu, terminy),
• porządek w załącznikach i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów w kontekście sprawy/klienta/projektu.

W praktyce najwięcej zyskują firmy, które projektują proces „end‑to‑end”: od odbioru pisma, przez dekretację i obsługę, aż po archiwizację i raportowanie.

Jak podejść do wdrożenia, żeby naprawdę odciążyć zespół

Warto myśleć o e‑Doręczeniach w czterech krokach:

1. Proces i odpowiedzialność
   Ustal, kto odbiera korespondencję, kto decyduje o jej klasyfikacji, jak wygląda przekazanie sprawy oraz jak kontrolowane są terminy.
2. Rejestrowanie i klasyfikacja
   Zadbaj, by korespondencja trafiała do jednego, uporządkowanego repozytorium (np. DMS) wraz z metadanymi: nadawca, sprawa, data, termin, typ pisma.
3. Workflow i automatyzacja
   Uporządkuj przekazywanie spraw do działów oraz obieg akceptacji/uzgodnień. Im mniej ręcznych „przeklejeń”, tym mniejsze ryzyko błędów.
4. Archiwizacja i dostępność
   Zaplanuj, gdzie i jak długo dokumenty są przechowywane oraz jak szybko można je odtworzyć w razie kontroli lub sporu.

Jeśli chcesz, by e‑Doręczenia były dla Twojej organizacji realnym usprawnieniem, a nie kolejną skrzynką do „ręcznego przeklikiwania”, skontaktuj się z ArchiDoc. Pomożemy przełożyć wymagania na spójny proces, integracje i automatyzacje – tak, by korespondencja urzędowa zasilała obieg dokumentów, a nie tworzyła kolejne silosy.

https://www.archidoc.pl/kontakt/