21.01.2026

Nowy rok, nowe porządki: jak obniżyć koszty zarządzania dokumentami w 2026?

Początek roku to idealny moment na spojrzenie w przyszłość i… w dokumenty. W obecnej sytuacji gospodarczej wiele firm szuka przestrzeni do optymalizacji kosztów. Jednym z obszarów, w którym można realnie zaoszczędzić, jest zarządzanie dokumentacją — zarówno papierową, jak i cyfrową.

Od czego zacząć?

1. Zrób porządek w dokumentach

Wraz z nadejściem 2026 roku część dokumentów mogła już stracić obowiązek archiwizacji. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami orientacyjne okresy przechowywania wyglądają następująco:

• Dokumentacja podatkowa i księgowa – 5 lat (liczone od końca roku podatkowego).
• Dokumentacja ZUS dotycząca ubezpieczonych zatrudnionych po 2019 r. – 10 lat.
• Dokumenty związane z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych przed 2019 r. – 50 lat.
• Umowy i dokumenty operacyjne – zwykle od 3 do 10 lat, zależnie od rodzaju i podstawy prawnej.
• Korespondencja biznesowa – najczęściej 3 lata (przedawnienie roszczeń).

Jeśli to pojedyncze dokumenty, wystarczy niszczarka. Jeśli jednak masz większy zasób lub nośniki takie jak płyty CD/DVD, pendrive’y, dyskietki, wieloarkuszowe wydruki itp., warto skorzystać z profesjonalnej usługi brakowania. To nie tylko wygoda, lecz także bezpieczeństwo: masz gwarancję, że poufne dane nie trafią do niepowołanych osób.

Nie wiesz, czy dany dokument powinien trafić do zniszczenia? Zapytaj ekspertów ArchiDoc — dane kontaktowe znajdziesz u dołu strony.

2. Przenieś dokumenty do zewnętrznego archiwum

Przechowywanie akt na własnej powierzchni biurowej generuje koszty, o których często zapominamy: wysoki czynsz za m², koszty utrzymania pomieszczeń, zabezpieczenia i obsługa. W praktyce zewnętrzne archiwum może okazać się tańsze, a jednocześnie znacznie bezpieczniejsze.

W czasach rosnącej liczby włamań i wycieków danych utrata dokumentacji może kosztować firmę znacznie więcej niż jej profesjonalne przechowywanie. Przenosząc archiwum do wyspecjalizowanego podmiotu, zyskujesz nie tylko oszczędności, lecz także poczucie bezpieczeństwa.

Zewnętrzne archiwum nie oznacza utrudnionego dostępu. Wręcz przeciwnie!  W ArchiDoc na żądanie dostarczamy skan wskazanego dokumentu zwykle w ok. 4 godziny od zgłoszenia.
Jeśli potrzebujesz oryginału, nasz kurier dowiezie go najpóźniej następnego dnia roboczego.

Masz więc dostęp praktycznie jak „na miejscu”, tylko bez kosztów utrzymywania własnych zasobów.

Masz już to zrobione? Świetnie! Czas na trudniejsze zadania i… większe oszczędności.

3. Przejdź na cyfrowy obieg dokumentów. Tu zaczynają się największe oszczędności

To podstawowy krok dla firm, które chcą realnie obniżyć koszty i zwiększyć efektywność.
Każdy dokument wpływający do organizacji zostaje na starcie zeskanowany i opisany, a dalsza praca odbywa się w wersji elektronicznej. Co to daje?

• Kilka osób może pracować nad jedną sprawą jednocześnie.
• Masz pełną kontrolę dostępu — widzisz, kto i kiedy zapoznał się z dokumentem.
• Ryzyko kopiowania i wynoszenia danych poza firmę spada praktycznie do zera.
• Widzisz, kto… nie zapoznał się z dokumentami, a powinien — i możesz działać.
• Procesy są szybsze, a opóźnienia minimalizowane, co ma kluczowe znaczenie wszędzie tam, gdzie ważne jest podjęcie działań w ściśle określonym terminie np. w kancelariach prawnych, firmach ubezpieczeniowych czy działach administracji.

W efekcie Twoja firma pracuje szybciej. A jak wiemy, czas to pieniądz.

4. Automatyzacja obsługi korespondencji. Kolejny poziom optymalizacji

Jeśli do Twojej firmy trafia dużo korespondencji (listownej lub elektronicznej), możesz zyskać jeszcze więcej.

Każda wiadomość jest przekształcana w dokument elektroniczny. Roboty odczytują jego treść, porównują dane z bazami, weryfikują poprawność informacji i uzupełniają je o nowe.

W wielu procesach automatyczne są także kolejne etapy — system może sam przygotować odpowiednie działania i projekt odpowiedzi. Twoja rola? Jedynie zatwierdzenie finalnej treści.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak mogłoby to wyglądać w Twojej organizacji, napisz do nas. Przygotujemy wstępny plan optymalizacji.

5. Outsourcing kancelarii. Oszczędności liczone w setkach tysięcy złotych rocznie

Jeśli wysyłasz i odbierasz dużo korespondencji, opłacalnym rozwiązaniem może być powierzenie obsługi kancelarii zewnętrznemu podmiotowi.Efektywność jest porównywalna z tą, jaką osiągałby dział wewnętrzny, a często — wyższa.

W ArchiDoc bardzo często przejmujemy obsługę kancelarii wraz z dotychczasową załogą, więc ciągłość pracy jest zachowana. Dzięki efektowi skali, nowoczesnej infrastrukturze i optymalizacji procesów koszty zatrudnienia i powierzchni maleją, a szybkość działania rośnie.

Dla dużych firm oszczędności sięgają setek tysięcy złotych rocznie.

Podsumowanie

Nowy rok to dobry moment na mądre decyzje. Porządkując dokumenty, przenosząc archiwum do zewnętrznego operatora, wdrażając obieg elektroniczny i automatyzując procesy, możesz znacząco obniżyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo informacji w swojej firmie.