24.11.2008

01.2007, „Bank”, Korzyści z outsourcingu

Wraz z rosnącą liczbą klientów i oferowanych przez banki usług systematycznie wzrasta ilość przetwarzanej przez nie dokumentacji papierowej. Co zatem zrobić, by nie odrywać pracowników od ich zadań? Powierzyć obsługę dokumentów firmie zewnętrznej.

Wraz z rosnącą liczbą klientów i oferowanych przez banki usług systematycznie wzrasta ilość przetwarzanej przez nie dokumentacji papierowej. Co zatem zrobić, by nie odrywać pracowników od ich zadań? Powierzyć obsługę dokumentów firmie zewnętrznej.

Banki mają do przetworzenia coraz więcej umów, aneksów, wniosków kredytowych, skarg, reklamacji, zaświadczeń o zmianie danych osobowych itd. Angażują zatem coraz więcej środków finansowych, a pracownicy coraz więcej czasu muszą poświęcać „papierkowej robocie”. Aby nie ucierpiała jakość obsługi klientów, konieczne stają się inwestycje w nowoczesną strukturę informatyczną oraz zwiększanie poziomu zatrudnienia.
Optymalnym rozwiązaniem w tej sytuacji wydaje się powierzenie obsługi dokumentów banku wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Coraz więcej zresztą instytucji finansowych, po przeanalizowaniu potencjalnych korzyści i zagrożeń, decyduje się na tego typu współpracę. Aby jednak wybrać najkorzystniejszą ofertę, najlepiej dopasowaną do potrzeb danej instytucji, należy dokładnie zapoznać się z rynkiem i dostępną ofertą tego typu usług.

NAJLEPIEJ KOMPLEKSOWO
Etapy outsourcingu zarządzania informacją biznesową:
• Archiwizacja dokumentów papierowych,
• Skanowanie i OCR,
• Elektroniczne repozytorium dokumentów,
• Outsourcing zarządzania korespondencją wychodzącą i przychodzącą,
• Elektroniczny Obieg Dokumentów (cyfrowy kurier),
• Outsourcing zarządzania dokumentacją,
• Zarządzanie kontaktem z klientem (Call Center).
W Polsce funkcjonuje wiele firm świadczących te usługi, jednak tylko nieliczne zajmują się zarządzaniem dokumentami kompleksowo. Jedną z takich firm jest ArchiDoc – jego oferta obejmuje wszystkie etapy zarządzania dokumentami. Usługi oferowane są zarówno osobno, jak i w pakietach indywidualnie dopasowywanych do potrzeb danego klienta. Dzięki zleceniu obsługi zarządzania dokumentami w modelu outsourcingowym instytucje bankowe mogą się skupić na podstawowej działalności i alokować zaoszczędzone w ten sposób zasoby i środki finansowe na inne obszary swojej aktywności, np. podniesienie jakości obsługi klientów. Problemem przestają być tzw. peak’i, które mogą powstawać w przypadku prowadzenia przez bank działań promocyjnych, zwiększających okresowo zainteresowanie jego ofertą. W takim przypadku nie jest konieczna rekrutacja dodatkowych pracowników do obsługi większej liczby dokumentów, w żaden sposób nie skutkuje to spadkiem efektywności funkcjonowania danej instytucji.

OGRANICZANIE KOSZTÓW
Badania przeprowadzone we wrześniu 2006 r. przez Ipsos pokazują, że dla sektora bankowego największą korzyścią powierzenia obsługi zarządzania dokumentami firmie zewnętrznej jest ograniczenie kosztów oraz zaangażowania pracowników odpowiedzialnych za ich obsługę. Firma outsourcingowa posiada kompletne zaplecze, którego często nie można zorganizować w wewnętrznych strukturach banku: specjalistyczne oprogramowanie i sprzęt gwarantujące najwyższy poziom bezpieczeństwa, wyszkoloną kadrę, przystosowane do bezpiecznego przechowywania dokumentów powierzchnie magazynowe. Instytucje finansowe nie ponoszą przy tym kosztów utrzymania zarówno samej infrastruktury, jak i wyspecjalizowanych w jej obsłudze pracowników. Usługi świadczone przez firmy outsourcingowe pozwalają na usprawnienie codziennej działalności banków. Dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych i logistycznych cały proces obróbki dokumentów jest znacznie lepiej zorganizowany i trwa krócej. Zastosowanie repozytoriów elektronicznych, w których przechowywane są obrazy zeskanowanych dokumentów, pozwala na błyskawiczne wyszukiwanie i szybki dostęp do potrzebnych danych. Wyeliminowanie konieczności każdorazowego skanowania, kopiowania, drukowania i zapisywania w różnych lokalizacjach daje znaczne oszczędności finansowe oraz ogranicza niepotrzebne* wykorzystywanie miejsca na dyskach, a elektroniczny obieg dokumentów, tzw. cyfrowy kurier, sprawnie zarządza procesami biznesowymi. Centralizacja „magazynu danych” znacznie ułatwia także współpracę między główną siedzibą i poszczególnymi oddziałami banków.

OCHRONA INFORMACJI
Znaczącą korzyścią jest również należyte bezpieczeństwo danych zarządzanych przez firmę outsourcingowa. Usługi tego typu są szczególnie wrażliwe na wysoki poziom ochrony przekazywanych na zewnątrz informacji, często niejawnych i podlegających szczególnym środkom bezpieczeństwa, tak więc wyspecjalizowane firmy są zobligowane do zapewnienia najwyższej jakości i staranności w tym zakresie. Procedury postępowania z poszczególnymi typami dokumentów są również regulowane przez polskie ustawodawstwo.
Firmy zewnętrzne często są w stanie zapewnić lepszą ochronę informacji niż dana instytucja we własnym zakresie. Gwarantują bezpieczeństwo dokumentów i danych zarówno na poziomie logistycznym (zabezpieczenia przeciwpożarowe, całodobowa ochrona, system monitoringu, kontrola dostępu, własna wyspecjalizowana sieć kurierów), jak też informatycznym (szyfrowanie zeskanowanych dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną, czy zabezpieczenia sieci informatycznej przed atakami z zewnątrz). Wielość korzyści powoduje, że instytucje finansowe coraz chętniej powierzają obsługę dokumentów firmom zewnętrznym. Banki, chcąc sprostać rosnącej konkurencji, muszą szukać coraz efektywniejszych rozwiązań i podnosić jakość usług. Dzięki usługom firmy outsourcingowej cele te mogą osiągnąć znacznie szybciej, umacniając w ten sposób pozytywny wizerunek instytucji wśród klientów.

Marek Bronder, Dyrektor ds. Sprzedaży i Rozwoju ArchiDoc

Udostępnij