04.03.2007

Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów, aby nie utonąć pod tonami faktur, reklamacji, listów czy raportów finansowych. W dużych organizacjach człowiek nie jest w stanie ogarnąć chaosu informacyjnego i dróg obiegu dokumentów w poszczególnych procesach biznesowych.

Obieg elektroniczny porządkuje wszelkie procesy związane z obiegiem informacji oraz umożliwia łatwiejsze dotarcie do poszukiwanych danych, także przez wiele osób jednocześnie — tłumaczy Piotr Cholewa, prezes firmy Archidoc.
– Rozwiązanie dostarcza szczegółowych informacji dotyczących wykorzystania każdego z dokumentów, np. terminu dostępu do niego przez poszczególnych użytkowników czy celu, do którego został użyty. Dzięki funkcji zarządzania procesami i obiegiem dokumentów, pozwala na pełną kontrolę przebiegu i statusu poszczególnych zadań, badanie efektywności zaangażowanych w nie pracowników oraz dotrzymanie terminów ich realizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów to także lepsza ochrona informacji. Dokumenty zorganizowane w systemie informatycznym są zabezpieczone przed zgubieniem, dostępem niepowołanych osób czy zwykłym zapomnieniem, co oznaczałoby nieterminowe wykonanie zaplanowanego zadania.

AUTOMATYCZNE SORTOWANIE

Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów, dane i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do następnego w sposób całkowicie zautomatyzowany i według zdefiniowanych wcześniej procedur.
Obieg dokumentów to nie tylko system IT. Najpierw dokument musi trafić do przedsiębiorstwa i jednocześnie do systemu. Jego wersja oryginalna, papierowa zostaje zeskanowana, a informacja p powstałej kopii elektronicznej jest zapisywana w systemie. Dokumenty trafiające do firmy faksem lub pocztą elektroniczną są zapisywane przez specjalne serwery i trafiają do obiegu.
— Podczas etapu obróbki dokumentów można zastosować technologię OCR, która automatyzuje i przyspiesza opisywanie i indeksowanie dokumentów. Są również dostępne systemy, umożliwiające sortowanie korespondencji przychodzącej, które rozpoznają wcześniej określone wzorce dokumentów np. faktur lub reklamacji. Oba rozwiązania stosuje się tylko w przypadku dokumentacji masowej — tłumaczy Piotr Cholewa.
I dodaje, że oprogramowanie, wykorzystywane podczas skanowania, jest uzależnione od typu dokumentu — czy ma on charakter masowy czy jednostkowy. Generalnie rzecz biorąc, w tym obszarze są stosowane systemy OCR, rozpoznające pismo maszynowe i umożliwiające zamianę zeskanowanego obrazu dokumentu na format tekstowy. Ich zastosowanie pozwala na wyeliminowanie błędów popełnianych przez człowieka i weryfikację danych z dokumentu z danymi posiadanymi np. w systemie ERP.
Do przechowywania elektronicznych obrazów dokumentów i opisujących je indeksów stosowane są serwery i biblioteki magnetooptyczne, czyli urządzenia np. w technologii WORM, gwarantujące bezpieczeństwo i ochronę dokumentów przed zmianami. Coraz częściej stosuje się także macierze dyskowe.

EWOLUCJA ZA BIZNESEM

Głównym elementem systemu zarządzania dokumentami jest oprogramowanie klasy ECM (Enterprise Content Management). Od kilku lat oprogramowanie do przechowywania dokumentów stopniowo wzbogaca się o funkcje „workflow”, czyli obiegu dokumentów. Następnym krokiem w ewolucji tego oprogramowania było powstanie systemów, które nie tylko są systemami do zarządzania dokumentami, ale również zarządzają procesami (BPM – Business Process Management). Na rynkach światowych wyraźnie zarysowuje się ten dodatkowy kierunek rozwoju, zjawisko to bardzo często określa się mianem „trzeciej fali integracji”.
– Obecnie w ramach takiego systemu integrowane są nie tylko aplikacje i bazy danych, ale również procesy. Oprogramowanie do obiegu dokumentów zaczęło ewoluować w kierunku obiegu informacji oraz systemów zarządzania procesami – dodaje Piotr Cholewa, prezes zarządu Archidoc.
Identyczną tezę o ewolucji oprogramowania wygłasza Szymon Malecki, dyrektor zarządzający Euroscript Polska. Jego zdaniem, dostawcy rozwiązań ECM rozbudowują oferowane systemy o nowe narzędzia, aby odpowiedzieć na potrzeby międzynarodowych koncernów.
– Szczególnie widoczne jest to na styku typowego zarządzania, treścią z zarządzaniem procesami biznesowymi (BPM). Biznes ewoluuje, ma coraz więcej potrzeb i coraz więcej informacji, którymi musi zarządzać, a zarządzanie to wkracza w obszary coraz bardziej kluczowych procesów. Wyraźnie widoczna jest też tendencja włączania w systemy klasy ECM funkcji typowych dla systemów klasy business inteligence (do budżetowania i analiz). Oczywiście nie będzie pewnie w najbliższym czasie tak, że jeden system będzie odpowiedzialny jednocześnie za ECM, BPM i BI. Integracja tego typu aplikacji biznesowych postępuje jednak w sposób bardzo widoczny – mówi Malecki.
Dostawcy rozwiązań ECM jeszcze dwa lata temu mieli problem ze sprzedażą swoich produktów w Polsce. Teraz firmy są bardziej świadome, jeśli chodzi o to, co to jest ECM, i jakie są korzyści z jego stosowania. Obieg dokumentów zacznie być codziennością w krajowych przedsiębiorstwach, to tylko kwestia czasu. W pierwszej kolejności systemami ECM interesują się największe firmy. Stosują podstawowe funkcje systemów, jak masowe skanowanie.
Liderami na rynku ECM są obecnie: IBM z FileNetem i EMC Documentum. Coraz odważniej poczyna sobie na rynku „najmłodsze dziecko” EMC, jakim jest open sourceo’wy Alfresco. Wśród globalnych dostawców narzędzi typu content management zauważalna jest konsolidacja. Nie tak dawno nastąpiła na przykład fuzja IBM z FileNetem czy przejęcie przez firmę OpenText konkurencyjnego Hummingbird. Wraz z konsolidacją dostawców następuje oczywiście konsolidacja oprogramowania.

Andrzej Wawok

Skanowanie i obieg w praktyce

Przykład właściwego zarządzania dokumentami prezentuje Vattenfall, właściciel dawnego Górnośląskiego Zakładu Elektroenergetycznego oraz Elektrociepłowni Warszawskich, który sprzedaje energię milionom klientów. Firma chciała usprawnić system wprowadzania danych pochodzących z faktur. Zakupiła w tym celu od spółki Dicom rozwiązanie oparte na platformie Ascent Capture do masowego skanowania i automatycznej identyfikacji dokumentów. Vattenfall narzekał, że jakość danych wprowadzanych do systemu ERP jest niska, a dodatkowo czas potrzebny na ich wprowadzanie za długi. Powodowało to ciągłe opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów, szczególnie wpływających od dostawców paliwa. Firma oczekiwała prostego skanowania dokumentów do istniejącego systemu, z umożliwieniem ich odczytu. Do tej pory dane i faktur były wprowadzane ręcznie do dziennika. Dzięki wdrożeniu narzędzi Ascent Capture Advanced Forms, VRS oraz Adrenalinę marki Kofax, polskie zakłady koncernu skanują około 200 dokumentów dziennie. Wdrożenie zajęło niecałe 3 miesiące – łącznie i testowaniem, instalacją pilotową i szkoleniem użytkowników. Inwestor poszukiwał rozwiązania do przetwarzania faktur. Nie zdawano sobie sprawy, iż można przetwarzać także inne rodzaje dokumentów. Obecnie cała wpływająca poczta jest skanowana zaraz po wyjęciu z kopert. Vattenfall poszedł dalej w kierunku zarządzania informacją. Wdrożył też system zarządzania obiegiem dokumentów firmy FileNet. Wdrożenia systemu o nazwie Panagon i zintegrowania go i systemem ERP dokonał Comarch.

A może outsourcing?

Firma Archidoc przeprowadziła badanie na temat zarządzania dokumentami w modelu outsourcingu. Wynika z niego, że główną barierą rozwoju rynku są obawy związane i bezpieczeństwem i poufnością danych, na które wskazuje 68 proc. badanych. Firmy mają jednak świadomość, że wydzielenie tego typu usług na zewnątrz jest dla nich efektywniejsze kosztowo – wie o tym połowa respondentów. Archiwizacja dokumentów papierowych jest obecnie zlecana na zewnątrz przez 32 proc. przedsiębiorstw, przy czym najwięcej tych firm to przedstawiciele branży ubezpieczeniowej (53 proc.) oraz bankowości (41 proc). Usługi skanowania i OCR dokumentacji cieszą się większą popularnością – wykorzystuje je aż 64 proc. badanych firm, z czego najwięcej – 75 proc. – to firmy telekomunikacyjne. Elektroniczne repozytoria dokumentów są używane przez dwie na pięć firm. Jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów (czyli jeden i procesów BPM), korzysta z niego zaledwie 16 proc. dużych firm, co wynika ze słabej znajomości tego typu rozwiązań (55 proc. firm nie potrafi wymienić żadnej dostępnej na rynku technologii). Wśród firm, które już z niego korzystają, najczęściej jest on stosowany w działaniach związanych i obsługą klienta (82 proc. Firm). Kompleksowe zarządzanie dokumentami (w zakres tej usługi wchodzi na przykład zarządzanie korespondencją klienta) to również stosunkowo nowa usługa na polskim rynku – stosuje ją jedno na pięć przedsiębiorstw i najczęściej są to instytucje sektora bankowego (jedna trzecia z nich korzysta i tego typu usług). Badanie przeprowadził Instytut Badawczy IPSOS w lipcu-wrześniu 2006 r. wśród dużych przedsiębiorstw – zatrudniających ponad 250 pracowników lub notujących obroty powyżej 200 mln rocznie – z sektorów telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego, bankowości i finansów, przemysłu, energetyki, handlu detalicznego oraz podmiotów administracji publicznej.