12.06.2007

ArchiDoc, największa polska firma świadcząca usługi kompleksowego zarządzania dokumentami, udostępniła wyniki badań dotyczących rynku usług zarządzania dokumentami w Polsce. Wynika z nich, że popyt na usługi związane z zarządzaniem dokumentami w modelu outsourcingu znajduje się obecnie w fazie wzrostowej – firmy deklarują, że ich wydatki na ten cel będą rosły w ciągu najbliższych dwóch lat.

Główną barierą rozwoju rynku są obawy związane z bezpieczeństwem i poufnością danych, na które wskazuje 68 proc. badanych. Firmy mają jednak świadomość, że wydzielenie tego typu usług na zewnątrz jest dla nich efektywniejsze kosztowo – wie o tym połowa respondentów. Jak twierdzą przedstawiciele ArchiDoc, kolejnym etapem rozwoju rynku, zgodnym z obecną tendencją do łączenia informacji biznesowych z różnych źródeł, będzie zlecanie usług zarządzania dokumentami jednemu zewnętrznemu podmiotowi, który będzie w stanie dopasować swoją ofertę do potrzeb klienta.

Badanie przeprowadził Instytut Badawczy IPSOS w lipcu-wrześniu 2006 r. wśród dużych przedsiębiorstw – zatrudniających ponad 250 pracowników lub notujących obroty powyżej 200 mln rocznie z sektorów: telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego, bankowości i finansów, przemysłu, energetyki, handlu detalicznego oraz podmiotów administracji publicznej. Odpowiedzi na pytania udzielali głównie przedstawiciele kadry zarządzającej i menedżerskiej (67 proc. badanych), z działów administracji (50 proc.), IT (14 proc.) lub finansowego (13 proc.).

Jest to pierwsze tego typu badanie w Polsce, dotyczące zakresu zlecania na zewnątrz poszczególnych usług związanych z zarządzaniem dokumentami oraz perspektyw ich rozwoju. Respondentów pytano o takie usługi, jak (kolejno według stopnia złożoności): archiwizacja dokumentówpapierowych, skanowanie i OCR (Opitcal Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków drukowanych), elektroniczne repozytoria danych, elektroniczny obieg dokumentów, kompleksowe zarządzanie dokumentów oraz cali center. Badanie szczegółowo obrazuje wykorzystanie tych usług przez różne sektory gospodarki.

Z badań wynika również, że firmy są świadome wybranych zalet powierzenia zarządzania dokumentami firmie zewnętrznej. 50 proc. badanych twierdzi, że outsourcing wiąże się ze zredukowaniem wydatków firm. Jednak zaledwie 10 proc. firm ma świadomość, że dzięki wydzieleniu na zewnątrz procesów, niewiążących się z podstawową działalnością biznesową firmy, ma dostęp do najnowocześniejszych technologii oraz że procesy te są realizowane w sposób bardziej efektywny i lepszy jakościowo. Aż 17 proc. badanych nie potrafi wymienić żadnych korzyści związanych z outsourcingiem zarządzania dokumentami.

Outsourcing  zarządzania  dokumentami budzi jeszcze na polskim rynku wiele obaw. Badani wskazują głównie, że gwarancje bezpieczeństwa i poufności nie będą wystarczające (68 proc. respondentów). Kolejne obawy wiążą się z terminowością realizacji zleceń (14 proc. odpowiedzi)  oraz jakością wykonania usługi  (11 proc. odpowiedzi). Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc, mówi: – Zachowanie procedur bezpieczeństwa to być albo nie być firmy świadczące; usługi zarządzania dokumentami w modelu outsourcingu. Dlatego dba ona o spełnienie wszelkich regulacji prawnych, stale unowocześnianie swoich rozwiązań teleinformatycznych i infrastruktury logistycznej, a także doskonalenie przepisów wewnętrznych. Outsourcing zarządzania dokumentami realizowany za pomocą firmy zewnętrznej jest częstokroć daleko hardziej bezpieczny niż realizowanie przez przedsiębiorstwo tych zadań we własnym zakresie.

Z badań wynika, że popyt na usługi związane z zarządzaniem dokumentami w modelu outsourcingu znajduje sit; obecnie w fazie wzrostowej – firmy deklarują, ze ich wydatki na ten cci będą rosły w ciągu najbliższych dwóch lat. – Polski rynek znalazł się obecnie na etapie intensywnego rozwoju usług zarządzania dokumentami – komentuje Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju ArchiDoc. – Na podstawie sygnałów dochodzących z rynku jestem przekonany, że kolejnym etapem będzie łączenie różnych usług zarządzania dokumentami, w kompleksowe, złożone rozwiązania. Wskazuje na to nasilająca się tendencja do konsolidacji informacji biznesowych przedsiębiorstwa pochodzących z różnych systemów, a z drugiej strony – większa efektywność zlecania wszelkich usług tego typu jednemu, a nie wielu dostawcom. Oznacza to bowiem niższe koszty logistyczne, niższe koszty związane ze scentralizowaną infrastrukturą, a także optymalizację zadań personelu firmy zewnętrznej. Dlatego usługi kompleksowe będą cieszyły się coraz większym popytem, a prymat zdobędą dostawcy, którzy będą na tyle elastyczni, aby przygotować usługę ściśle dopasowaną do potrzeb konkretnego klienta.

ArchiDoc jest pierwszą na polskim rynku firmą, która zdecydowała się świadczyć kompleksowe usługi zarządzania dokumentami klienta. Obecnie realizuje projekty z tego zakresu dla Telekomunikacji Polskiej i Tele2.