10.01.2007

Wiele firm, które mogłyby zyskać na wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami, nie wie o takiej możliwości. Inne nie są przekonane. Górę biorą obawy, bo – nie można tego ukrywać – wdrożenie jest dość kosztowne i powoduje wiele istotnych zmian w stylu pracy. Przy wdrożeniu systemu trzeba się liczyć z kosztami sięgającymi 2 tys. zł na jednego pracownika. Jednak w firmach, które zdecydowały się na taką inwestycję, żaden pracownik nie może już tłumaczyć się, że cały dzień kompletował dokumenty i zbierał niezbędne podpisy. Za pomocą systemu jego pracę można bowiem wykonać znacznie szybciej, nawet w 2-3 kwadranse.

Biuro bez papieru
Informatyzacja zarządzania dokumentami wciąż znajduje się w Polsce na początkowym etapie rozwoju. Nie tylko ze względu na brak odpowiednich narzędzi IT, również z powodu barier pozatechnologicznych, np. prawnych.
Elektroniczny obieg dokumentów w Polsce ma, z konieczności, ograniczony zasięg. Próby całkowitego zdigitalizowania dokumentów, zwłaszcza tych przychodzących do firmy z zewnątrz, są na razie zbyt ryzykowne. Dlaczego? Bo dokument wyłącznie w wersji elektronicznej, bez podpisu elektronicznego, jest pozbawiony mocy prawnej. Do czasu więc upowszechnienia podpisu elektronicznego firmy są zmuszone do przechowywania dokumentów, przynajmniej ich części, w wersji papierowej.
– Nie ma możliwości przyspieszenia terminu wdrożenia e-podpisu w administracji. Najwcześniej zaczniemy się nim posługiwać w maju 2008 roku – mówi Grzegorz Bliźniuk, wiceminister w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

W jednym miejscu
System zarządzania dokumentami umożliwia gromadzenie w jednym miejscu informacji pochodzących z różnych źródeł – wykonanych odręcznie notatek, przesyłek z poczty elektronicznej, z faksu, wydruków i plików utworzonych w dowolnej aplikacji informatycznej itd. Jeżeli trzeba, dokument papierowy może zostać zeskanowany i umieszczony w bazie danych.
– System zarządzania dokumentami to krok w kierunku realizacji idei biura bez papieru – zapewnia Anna Zawadzka z ArchiDoc, firmy, która oferuje zarządzanie całym cyklem obiegu i archiwizowania dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumenty i procesy
Standardowe systemy obiegu dokumentów rejestrują czas wpłynięcia dokumentów do firmy lub ich utworzenia i na bieżąco monitorują procesy, jakim poszczególne dokumenty podlegają – wskazują kto, w jakim czasie i co z nimi robi.
– Bardziej złożone systemy realizują też funkcję zarządzania procesami biznesowymi BPM, co oznacza, że monitorowanie obiegu dokumentów jest w nich podstawą do prowadzenia analiz procesów zachodzących w firmie i tworzenia raportów, np. raportów księgowych i finansowych, analiz efektywności pracy itd. – mówi Piotr Ostaszewski z Oce Poland.
Rozwój gospodarki i narastanie konkurencji zmusza firmy do poszukiwania metod, które pomogą im skuteczniej działać.
– Popyt na rozwiązania służące optymalizacji szeroko rozumianego zarządzania dokumentami będzie wzrastał – przekonuje Grzegorz Bluszcz z Konica Minolta Polska.
Na prawdopodobieństwo takiego scenariusza wskazuje coraz większe zainteresowanie firm tworzeniem hurtowni danych i narzędzi analitycznych, przydatnych w analizach kosztów i przychodów, w ocenie rentowności poszczególnych produktów.

Krzysztof Polak

OPINIE

Tomasz Szatkowski
dyrektor działu konsultacji Rodan Systems

Elektroniczny obieg dokumentów wraz z systemami zarządzania procesami pracy nie tylko może być, ale z pewnością już wkrótce będzie podstawowym czynnikiem rozwoju firm. Podobnie jak dziś przedsiębiorstwa i organizacje nie wyobrażają sobie działalności bez wsparcia systemami ERP i innymi specjalistycznymi narzędziami IT, tak w ciągu najbliższych lat wzrośnie popyt na systemy zarządzania obiegiem dokumentów i zarządzania procesami pracy. Będzie to wynikało ze zrozumienia konieczności zapanowania nad informacją, która nie znajduje się w klasycznych bazach danych. Dotychczasowa dynamika obsługi procesów opierała się na ludziach. Przy dzisiejszych wyzwaniach optymalizacji kosztów i procesów rolę ludzi w tym obszarze będą przejmowały systemy informatyczne. Ci, którzy szybko to zrozumieją, jako pierwsi odczują istotne zmiany jakościowe w funkcjonowaniu swoich organizacji.

Bartłomiej Doruch
menedżer systemu zarządzania wiedzą Surfland Systemy Komputerowe

Systemy do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w przedsiębiorstwach to już nie tylko moda czy trend, lecz ważny i coraz częściej wręcz newralgiczny element organizacji biznesowej. Takie rozwiązania wypełniają znakomicie lukę, która istnieje pomiędzy systemami IT do zarządzania przedsiębiorstwami klasy ERP czy systemami do zarządzania relacjami z klientem klasy CRM a systemami zarządzania informacją osobistą (personal information manager – red.). Korzyści, jakie wnoszą do organizacji, występują wyraźnie w postaci np. optymalizacji kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa, zwiększenia efektywności pracy załogi czy kontroli nad informacją i zadaniami.

Tomasz Domżał
dyrektor pionu informatyzacji i transakcji elektronicznych PWPW

Mijający rok obfitował w wydarzenia związane z elektroniczną komunikacją przedsiębiorstw z urzędami i bankami. Na początku roku kilka banków ogłosiło rozszerzenie funkcjonalności swoich systemów bankowości internetowej o e-podpis. Mimo przesunięcia obowiązkowego terminu stosowania e-podpisu w administracji na maj 2008 roku, pierwsze urzędy już zaopatrzyły się w elektroniczne skrzynki podawcze. Mamy też e-fakturę oraz e-poltax do składania deklaracji podatkowych przez internet. Najbardziej jednak cieszą pierwsze przykłady korzystania z e-podpisu w celu zwyczajnej komunikacji między przedsiębiorstwami. Firmy zaczynają dostrzegać szansę na zmniejszenie kosztów i przyspieszenie procesów biznesowych, przesyłając szybko i bezpiecznie poufne dokumenty, np. podpisując umowy na odległość.

Konferencja GP
Dzisiaj w Warszawie odbędzie się konferencja zorganizowana przez Gazetę Prawną poświęcona elektronicznemu obiegowi dokumentów.