10.01.2007

Kiedy skończy się – Pana zdaniem – era papieru? Czy skończy się kiedykolwiek?
Coraz częściej dokument papierowy jest zastępowany przez dokument elektroniczny (wszelkiego rodzaju dokumenty tworzone w programach komputerowych, e-maile itd.) i spodziewam się, że zjawisko to stale będzie zwiększało swój zasięg. Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi pozwala na uzyskanie znacznych oszczędności, usprawnienie przepływu danych w firmie i redukcję przepływu dokumentów papierowych. W przypadku firm o strukturze wielooddziałowej, stosowanie dokumentów elektronicznych daje też możliwość łatwego przekierowywania pracy pomiędzy oddziałami, co pozwala na optymalizację obciążenia pracowników zadaniami i tym samym – wzrost ich wydajności. Jednak nie wszystkie dokumenty papierowe można zastąpić dokumentami elektronicznymi. Na przykład cała grupa dokumentów, która podlega wieczystemu przechowywaniu (tzw. kategoria A – materiały archiwalne). Powstają one w instytucjach państwowych, samorządowych oraz przedsiębiorstwach państwowych, które są objęte tzw. nadzorem archiwalnym realizowanym przez archiwa państwowe. Trudno sobie wyobrazić, że środowisko archiwistyczne zdecyduje się na przechowywanie akt kategorii A jedynie w wersji elektronicznej. Materiały archiwalne stanowią bezcenną wartość historyczną, stąd zasadne wydaje się ostrożne podejście do kwestii całkowitego zastąpienia dokumentu papierowego dokumentem elektronicznym. Dlatego, moim zdaniem, dokumenty papierowe i dokumenty elektroniczne będą zawsze z sobą współistnieć, chociaż na skutek intensywnego rozwoju nowoczesnych technologii proporcje występowania będą zmieniać się na korzyść tych drugich.

Jak będzie wyglądał proces stopniowego (a może lawinowego) wykorzystania w firmie cyfrowej postaci dokumentów? Czy są jakieś przykłady, jak ten proces następuje za granicą?
Wykorzystanie cyfrowych postaci dokumentów przez firmy jest procesem stopniowym. Pierwsze systemy zarządzania dokumentami działały na zasadzie mikrofilmów. Następnie wzbogacono je o nośniki elektroniczne. W późniejszym okresie powstały systemy, które przechowywały indeksy, umożliwiające prosty i łatwy dostęp do dokumentów w firmie. Od kilku lat oprogramowanie do przechowywania dokumentów stopniowo wzbogaca się o funkcję „workflow”, czyli obiegu dokumentów. Następnym krokiem w ewolucji tego oprogramowania było powstanie systemów, które nie tylko są systemami do zarządzania dokumentami, ale również zarządzają procesami; Business Process Managament. Na rynkach światowych wyraźnie zarysowuje się ten dodatkowy kierunek rozwoju. Zjawisko to bardzo często określa się mianem trzeciej fali integracji. Obecnie w ramach takiego systemu integrowane są nie tylko aplikacje i bazy danych, ale również procesy. Oprogramowanie do obiegu dokumentów zaczęło ewoluować w kierunku obiegu dokumentów i spraw oraz systemów zarządzania procesami. Proces ten przebiega tak samo w Polsce, jak i za granicą, z tym, że za granicą rozwiązania te są znacznie częściej wykorzystywane niż w Polsce, a w Polsce dopiero zaczynają się przyjmować.

Jak generalnie wygląda dzisiaj rola archiwizacji dokumentów? Mam wrażenie, że wraz z rozwojem technologii, ale także przepisów prawnych (choćby dotyczących e-faktur czy – idąc dalej – zarządzania prawami intelektualnymi itp.) zmienia się ona w zasadzie z dnia na dzień.
Zgadza się, na skutek nieustannego rozwoju nowych technologii zmieniła się rola archiwizacji dokumentów. Samo archiwizowanie dokumentacji papierowej to już nie jest proste jej przechowywanie, a połączenie tego przechowywania ze skomplikowanymi usługami z obszaru IT (przetwarzanie dokumentów na postać elektroniczną oraz udostępnianie elektronicznych obrazów dokumentów) oraz logistyki (usługi towarzyszące związane z transportem dokumentów czy też usługi udostępniania na żądanie dokumentów papierowych).
Jak wspomniałem, ponieważ zwiększa się rola dokumentów elektronicznych, jak również elektronicznej komunikacji, w tę dziedzinę coraz częściej wkraczają przepisy, które regulują sposób i zakres przechowywania takich dokumentów. Także w polskim prawodawstwie widać pierwsze zmiany. Warto w tym miejscu wspomnieć o ustawie z 17 lutego 2005 r, o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która uznaje, że dokumenty elektroniczne również mogą składać się na zasób archiwalny. Niestety, do tej ustawy nie zostały jeszcze wydane wszystkie przepisy wykonawcze – a zatem jest jeszcze sporo do zrobienia.
Generalnie nasz rynek rozwija się w sposób bardzo zbliżony do rynku zachodniego, z tą tylko różnicą, iż w tej chwili polskie firmy stopniowo dojrzewają do zastosowania tego typu rozwiązań. To, co na świecie przyczynia się do wzrostu popularności systemów do zarządzania informacją biznesową, to regulacje prawne, które najczęściej dotyczą danej branży. Wymuszają one na firmach bezpieczne przechowywanie tych dokumentów, co bezpośrednio się przekłada na funkcjonalność tych systemów. Np. na świecie to właśnie regulacje prawne wymusiły na dostawcach systemów stworzenie funkcjonalności wersjonowania dokumentu. W Polsce prawo tego nie reguluje, w związku z tym dokonywanych jest wiele małych instalacji, które nie mają opcji zapamiętywania wersji dokumentu zmienianego w systemie.

Sama archiwizacja i zarządzanie dokumentami to jedynie elementy szerzej pojętego systemu (strategii) zarządzania informacją w firmie. Jakie obecnie trendy możemy wyodrębnić w tej dziedzinie?
Trendy dotyczące zarządzania informacją w firmie wiążą się z rosnącym wykorzystaniem komunikacji elektronicznej i zapisów z tej komunikacji. Wobec tego coraz większe znaczenie mają systemy, które pozwalają ją prowadzić w sposób jak najbardziej efektywny, zwłaszcza w przypadku firm o rozproszonej strukturze, dużej liczby oddziałów i dużej liczby klientów indywidualnych. Obecnie systemy do zarządzania informacją oferują już kompletną funkcjonalność, pozwalającą na operowanie każdym rodzajem informacji biznesowej: zeskanowanymi dokumentami, mailami, faksami, plikami głosowymi (na przykład nagranymi rozmowami telefonicznymi) oraz filmami (na przykład z kamer przemysłowych).

Jak Pan ocenia polski rynek pod względem przygotowania i rozpatrywania w firmach zastosowania oferowanych przez Państwa usług? Czy w ich ogólnej strategii pojawiają się takie elementy? Czy też nieustannie trwa żmudny proces edukacji rynku?
Przed nami wzrost popularności rozwiązań do zarządzania informacją biznesową – obecnie nie są one wykorzystywane na zbyt szeroką skalę. Pokazują to badania rynkowe przeprowadzone przez Instytut Badawczy Ipsos na zlecenie firmy ArchiDoc. Firmy deklarują, że ich wydatki na to związane będą rosnąć w ciągu dwóch najbliższych lat, zwłaszcza zaś wydatki na elektroniczne repozytoria i technologie skanowania i przetwarzania dokumentów.
Badania nasze pokazują też, że niezbędna jest edukacja rynku, ponieważ niewiele firm zdaje sobie sprawę z tego, jakie korzyści mogą im przynieść tego rodzaju rozwiązania. Sporo firm wyraża także obawy czy niechęć przed wydzieleniem części swoich procesów na zewnątrz, zwłaszcza jeśli chodzi o kontrolę nad procesem czy też przekazanie na zewnątrz danych. Jeśli już polskie firmy takich procesów poszukują, wynika to ściśle ze świadomości własnego biznesu, znajomości procesów, dostosowania bądź chęci dostosowania własnych procesów do współpracy z zewnętrznym podmiotem. Na razie to częściej my wykonujemy pierwszy telefon, aczkolwiek obserwujemy równocześnie, że coraz więcej firm trafia do nas samodzielnie.

Na jakim polu polskiego rynku jest jeszcze najwięcej do zrobienia, pod kątem zarówno szans, jak i największych problemów z przyjęciem i wdrożeniem koncepcji sprawnego zarządzana dokumentami za pośrednictwem IT?
Tutaj wymieniłbym trzy sektory, które stosunkowo rzadko korzystają z rozwiązań IT do zarządzania dokumentami czy procesami obsługi klientów. Pierwszy z nich to sektor przemysłowy, gdzie potrzeby firm w tym zakresie często pozostają nieuświadomione, jak pokazało to nasze badanie. Drugi – administracja publiczna, gdzie brakuje przepisów wykonawczych pozwalających wdrożyć tego typu rozwiązania, ale też i decyzji ze strony władz. Trzeci to sektor medyczny, gdzie mało jest jeszcze jednostek niepublicznych, zorientowanych na dobrą obsługę klienta, a przez to zainteresowanych gromadzeniem informacji o nim, a także współdzielonego i szybkiego dostępu do dokumentu.

Trochę szerzej rozpatrując zarządzanie informacją, natrafiamy na problemy bezpieczeństwa przechowywanych i zarządzanych danych. Jak ważny – według Pana – jest ten punkt, szczególnie w kontekście analizy i zarządzania ryzykiem?
Jest to istotny element naszej działalności biznesowej, ponieważ najczęstsze pytania ze strony potencjalnych klientów dotyczą właśnie bezpieczeństwa i zachowania poufności przechowywanych danych. Staramy się tutaj spełnić jak najbardziej rygorystyczne wymogi. Nasze rozwiązania gwarantują zachowanie bezpieczeństwa danych poprzez specjalne procedury: umożliwienie dostępu do systemów informatycznych wyłącznie uprawionym osobom (z kontrolą logowania i systemem haseł przydzielanych okresowo), nadzór nad czynnościami wykonywanymi przez pracowników oraz wielokrotne kontrole na każdym etapie obróbki nośnika umożliwiające ustalenie drogi dokumentu. Transmisja danych odbywa się poprzez bezpieczne internetowe połączenia szyfrowane bądź dedykowane sieci transmisji. Wszystkie dane są archiwizowane i zapisywane wraz kopiami backupowymi (zapasowymi). Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania utrudnia ataki dokonywane z sieci, a specjalistyczne rozwiązania informatyczne gwarantują, że dane nie zostaną bezpowrotnie utracone; spełnione są również wszelkie wymogi prawne dotyczące bezpieczeństwa danych. Zapewnia to informacjom powierzonym przez klienta bardzo wysoką ochronę.

Czy można wygenerować ogólną definicję roli systemów do zarządzania dokumentami we współczesnej firmie? Czy moja intuicja nie kłamie, jeśli powiem, że rola ta wciąż rośnie?
Rola systemów do zarządzania dokumentami we współczesnej firmie to zapewnienie zarządowi szybkiego dostępu do aktualnej informacji biznesowej. To również sprawna komunikacja. To szybkie i efektywne realizowanie zadań wynikających z działalności biznesowej przedsiębiorstwa, a także nieustanna kontrola nad jakością realizacji tych zadań.

Na koniec: Państwa najbliższe plany na przyszłość?
Nasza strategia długoterminowa zakłada wprowadzenie usług całościowego zarządzania kontaktami z klientem, co wynika z naszej misji: BYĆ U KLIENTA, ZANIM POWSTANIE PAPIER. Bardzo chcielibyśmy doprowadzić do takiej sytuacji, kiedy klienci będą zwracali się do naszej firmy, zanim jeszcze wdrożą własne pomysły związane z produkcją różnego rodzaju formularzy firmowych. Dzięki zaawansowanym technologiom odczytywania tekstu dany dokument można wprowadzić do systemu skanując go, nie zaś przepisując ręcznie dane z formularza. My jednak chcemy pójść jeszcze dalej. Zanim powstanie dokument, chcemy zapytać, czy jest konieczne jego tworzenie. Być może bardziej efektywny okaże się kontakt telefoniczny (przy założeniu, że wszystkie ustalenia z tego zostaną nagrane i zarchiwizowane), dlatego kolejnym etapem rozwoju naszych usług – który mamy nadzieję zakończyć w przyszłym roku, jest rozbudowanie naszej oferty o usługi call/contact center.

Piotr Cholewa pełni funkcję prezesa zarządu ArchiDoc (wcześniej Archiwów Śląskich) od trzech lat. W tym czasie przekształcił lokalną firmę archiwistyczną w ogólnopolskie przedsiębiorstwo, świadczące usługi kompleksowego zarządzania dokumentami. Firma działa w oparciu o System Zarządzania Jakością ISO 9001;2001 oraz System Zarządzania Środowiskowego ISO 14001:2005, W 2006 r. za usługę Outsourdcingu Zarządzania Korespondencją ArchiDoc został odznaczony godłem „Teraz Polska”. Z ArchiDoc Piotr Cholewa jest związany od 2002 roku; poprzednio zajmował stanowiska dyrektora generalnego i doradcy prezesa. Wcześniej obejmował stanowiska kierownicze w firmach Tamtron-Unia, Budrem, Tamtron Group i w Przedsiębiorstwie Budowlano-Inżynieryjnym Przemysłu Węglowego. Absolwent Wydziału Budownictwa Politechniki Śląskiej i autor kilkudziesięciu publikacji w prasie specjalistycznej sektora przemysłowego. Należy do Klubu Polskiej Rady Biznesu.