15.11.2006

15.11.2006, „Puls Biznesu”, Digitalizacja oznacza wygodę zarządzania

Archiwizację części dokumentów nakazuje prawo. O zachowanie reszty należy zadbać. A digitalizacja wszystkich ułatwi zarządzanie nimi.

Prowadzenie archiwum firmowego to wymóg, który nakłada na przedsiębiorców prawo.
— Przepisy prawne przewidują różne okresy oraz różne formy przechowywania danych. Na przykład księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przez 1 rok po terminie ich upływu, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe zaś przechowuje się trwale. Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, trzeba przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy — mówi Piotr Nogaś z firmy Symantec, producenta oprogramowania archiwistycznego.

Zachowanie poczty
Nie tylko wymienione w ustawie dokumenty warto archiwizować. Coraz większą wagę we współczesnym biznesie mają różne pisma elektroniczne.
— W 2003 r. wysłano 31 miliardów e-maili. W 2006 r. będzie ich przeszło 60 miliardów. Większość z nich, po odliczeniu spamu, to poczta wygenerowana przez firmy z sektora MSP. Garść dodatkowych faktów? 75 proc. własności intelektualnej typowego przedsiębiorstwa znajduje się w e-mai-lach, 79 proc. akceptuje e-mail jako pisemne potwierdzenie transakcji, 75 proc. to odsetek procesów sądowych firm z listy Fortune 500, w których badana jest korespondencja e-mailowa — opowiada Michał Maziuk, menedżer produktu z warszawskiej firmy BizTech Konsulting.
Do archiwizowania elektronicznej korespondencji firmy z sektora MSP najczęściej używają zwykłego Outlooka.
— Praca grupowa rozpoczyna się i kończy na konfiguracji serwera poczty elektronicznej. Wół roboczy, czyli Outlook, przez swoją uniwersalność traktowany jest przez użytkownika jako baza danych dla wiadomości, plików-załączników i kontaktów, wyszukiwarka, kalendarz i planer. Ma pewnie jeszcze kilka funkcji, których nie znalazłem… W sumie całkiem zgrabny obieg dokumentów, tylko taki niepoukładany i w miarę przyrostu danych — niewydajny, trudny do zabezpieczenia — przekonuje Michał Maziuk.
A to oznacza, że skutki potencjalnej awarii mogą być dotkliwe.

Wygodna cyfryzacja
Liczba dokumentów, które trzeba przechowywać przez szereg lat może przyprawić o ból głowy. Kopie cyfrowe często, ze względu na przepisy, nie mogą zastąpić papierowych oryginałów, np. w sądzie. Ale digitalizacja ma inne zalety.
— Aby móc szybko podejmować właściwe decyzje, warto przeprowadzić porządkowanie dokumentacji, które przyspieszy dostęp do zarchiwizowanych akt. Porządkowanie akt można przeprowadzić na poziomie dokumentu, teczki, segregatora czy paczki z dokumentacją — w zależności od częstotliwości sięgnięć do oryginałów dokumentów. Doskonałym sposobem przyspieszenia dostępu do informacji zawartej w dokumencie jest skanowanie akt i odpowiednie ich indeksowanie. Natomiast tzw. OCR pozwala na przeniesienie informacji znajdujących się w dokumencie papierowym do systemu elektronicznego — tłumaczy Piotr Cholewa, prezes firmy ArchiDoc, zajmującej się archiwizacją i zarządzaniem dokumentami.
Stworzenie cyfrowego archiwum wymaga pewnych przygotowań. Zwykłe skanowanie może zmienić firmowy katalog w wirtualną dżunglę…

Poznaj siebie
— Przed wprowadzeniem takich rozwiązań firma powinna zdefiniować swoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa przechowywania danych oraz ustalić wytyczne, na których bazować będzie polityka bezpieczeństwa. Czynniki, które niewątpliwie należy wziąć pod uwagę, to priorytet poszczególnych danych, ich krytyczność dla prawidłowego funkcjonowania firmy oraz maksymalny czas dostępu do nich. Na podstawie takich informacji ustalamy częstotliwość wykonywania kopii zapasowych, rodzaj nośnika oraz czas, przez który takie dane będą przechowywane — twierdzi Piotr Cholewa.
Zdigitalizowane archiwum to narzędzie wygodne, ułatwiające dotarcie do firmowych danych i usprawniające zarządzanie dokumentami. Można mieć tylko nadzieję, że już w niedalekiej przyszłości dokumenty cyfrowe zastąpią zwykłe, papierowe.

Wojciech Chmielarz

Udostępnij