22.11.2006

22.11.2006, „Puls Biznesu”, Szybko, dokładnie i to, czego chcemy

Dokumenty papierowe możemy uzyskać w 48 godzin od wydania zlecenia. Elektroniczne — w dwie, trzy sekundy.

Zarządzanie dokumentami można podzielić na dwie grupy: realizowane kompleksowo i selektywnie.
— W pierwszym wypadku mamy do czynienia z przejęciem przez podmiot zewnętrzny całego procesu związanego z cyklem życia dokumentu w firmie — mówi Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Wynajęta firma opiekuje się naszymi papierami od momentu, kiedy te do niej trafią. Porządkuje je, sortuje według kategorii, skanuje i wprowadza do elektronicznego repozytorium, a oryginały umieszcza w odpowiednio przygotowanych i zabezpieczonych archiwach.
— Outsourcing selektywny polega na przekazaniu firmie zewnętrznej kontroli tylko nad wybranymi obszarami związanymi z obróbką dokumentów. Na przykład na ich archiwizowaniu, porządkowaniu lub uruchomieniu elektronicznego archiwum — dodaje Piotr Cholewa.

Grupa A i B
Co i jak należy przechowywać? Zasadniczo wszystkie archiwizowane dokumenty dzieli się na akta kategorii A, czyli opatrzone klauzulą wieczystego przechowywania, oraz kategorii B, czyli te, które trzeba przechowywać tylko przez jakiś czas, po którym można je — z zachowaniem określonych procedur — wybrakować i zniszczyć.
— Akta kategorii A powstają w instytucjach państwowych, samorządowych i przedsiębiorstwach państwowych. Są objęte tak zwanym nadzorem archiwalnym, realizowanym przez archiwa państwowe. Akta kategorii B dotyczą działalności firm prywatnych — informuje Piotr Cholewa.
Ciągle jeszcze większość przedsiębiorców rozpoczyna myślenie o outsourcingu zarządzania dokumentami firmowymi przede wszystkim od zlecenia pozbycia się tych, z reguły papierowych, dokumentów archiwalnych, które nie są już potrzebne, a których ze względu na wymagania prawne nie można po prostu zniszczyć.
— Zgodnie z prawem dokumenty finansowe firmy powinny być przechowywane od pięciu do sześciu lat, ale jest też cała grupa dokumentów kadrowo-płacowych, na przykład listy płac, karty wynagrodzeń, które powinny być przetrzymywane przez 50 lat — tłumaczy Dariusz Ignaczak z firmy Content Management, zajmującej się zarządzaniem dokumentami na nośnikach cyfrowych.

Elektronika wypiera papier
Korzystanie z usługi magazynowania i kierowania obiegiem dokumentów w formie elektronicznej to w polskich przedsiębiorstwach nadal rzadkość. Ale to do niej będzie należała przyszłość.
— Już teraz pozwala ona na redukcję kosztów zakupu wysokowydajnego sprzętu do skanowania oraz zatrudnienia i szkolenia pracowników. Minimalizuje czas wyszukiwania dokumentów i pozwala je przechowywać tak długo, jak tylko chcemy, przy jednoczesnym zwiększeniu ochrony oryginałów — uważa Dariusz Ignaczak.
Zdaniem Piotra Cholewy z ArchiDoc, przedsiębiorstwa o strukturze wielooddziałowej, wykorzystując technologię IT, mogą łatwiej manewrować zakresem zadań oddziałów. To z kolei pozwala na właściwe obciążanie ludzi pracą i tym samym podnoszenie wydajności.
Jak w praktyce wygląda obsługa dokumentów? W razie zamiany dokumentów papierowych na cyfrowe (archiwizowane są zarówno papierowe oryginały, jak i ich elektroniczne obrazy) wyróżnia się trzy główne etapy zarządzania nimi. Najpierw następuje odbiór dokumentów od klienta. Potem dzieli się je zgodnie ze schematem organizacyjnym firmy klienta, a następnie rejestruje i oznakowuje kodem.
— Drugi etap to obróbka dokumentu papierowego, czyli skanowanie i archiwizacja na nośnikach magnetycznych lub optycznych, przechowywanie oryginałów w magazynach i udostępnianie lub zwrot klientowi oraz wybieranie tych akt, które po upływie okresu przechowywania mogą zostać zniszczone —wymienia Piotr Cholewa.
Trzeci etap to udostępnianie i odczyt dokumentów elektronicznych. W tym celu sporządza się indeksy — ręcznie lub za pomocą komputerowych programów OCR (rozpoznawanie pisma maszynowego) lub ICR (rozpoznawanie pisma ręcznego).

Marcin Zawiśliński

Udostępnij