23.07.2007

– W wielu firmach dokument w wersji elektronicznej to pewien standard, a jeszcze niedawno proponowanie usług związanych właśnie z obsługą takich dokumentów budziło zdziwienie.
– Rzeczywiście jeszcze 2-3 lata temu na tym rynku właściwie nic się nie działo, bo temat zarządzania dokumentami w obecnym tego słowa znaczeniu w Polsce nie istniał. Jednak wszystko się zmienia i na rynku są co najmniej 3 firmy, które zajmują się tym profesjonalnie. Hamulcem rozwoju jest niewielka świadomość, że operowanie dokumentami elektronicznymi przy dobrym zarządzaniu nimi nie tylko zmniejsza koszty, ale przyspiesza też obsługę.

– Wspomniał pan o wzroście zainteresowania. Jak długo ten trend się utrzyma?
– Prosta usługa, taka jak skanowanie, coraz częściej jest zastępowana przez usługę kompleksowo wspierającą cały proces biznesowy. W branży bankowej może to być zarządzanie wnioskami kredytowymi i zarządzanie umowami w ramach Contact Office. W sumie nie tylko zamieniamy dokumenty papierowe w elektroniczne obrazy, ale także pozyskujemy z nich dane, które rejestrujemy w systemach informatycznych zleceniodawcy, sprawdzamy pod względem formalnym, monitorujemy ich dystrybucję wewnątrz firmy i kontrolujemy czas załatwiania sprawy. Kontaktujemy się z klientem, aby wyjaśnić kwestie, których nie można wyczytać z dokumentów. Nie jest to już tylko digitalizacja dokumentów, ale zarządzanie nimi i optymalizacja całego procesu. Dlatego dobrze, jeżeli punktem wyjścia do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest proces.

– Jaką rolę może odegrać zewnętrzna firma w elektronicznym obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie?
– Można odciążyć zleceniodawcę od prostych, powtarzalnych czynności wydzielonych poza główny nurt działalności biznesowej przedsiębiorstwa – tych, których nie muszą wykonywać pracownicy firmy. Wspominałem o bankowości, ale podobnie jest w telekomunikacji. Tam dokument nie tylko przetwarzamy na wersję elektroniczną, ale również „procesujemy" go, np. przez rejestrację lub aktywację procedury uruchomienia określonej usługi. Następnie udostępniamy go w wersji elektronicznej on-line, a papierowy odpowiednik archiwizujemy. Ożywienie w takich usługach spowodowała liberalizacja rynku telekomunikacyjnego. Nie bez znaczenia była też działalność regulatora, która umożliwiła szybsze zaistnienie na rynku nowych graczy, co z kolei zwiększyło liczbę dokumentów również w obiegu między operatorami. Elektroniczny obieg dokumentów stał się koniecznością, bo jest tańszy i szybszy.

– A inne branże?
– Uważam, że teraz nadchodzi czas energetyki, w której po uwolnieniu rynku, podobnie jak w przypadku telekomunikacji, wzrośnie zapewne liczba dokumentów i co jeszcze ważniejsze – potrzeba zarządzania nimi. Myślę, że podobnie jak w telekomunikacji, również tu dużą rolę odegra regulator rynku, który zapewne będzie musiał wprowadzić jeszcze pewne regulacje ułatwiające fluktuację klientów. Przypuszczam, że dostawcy energii chcąc utrzymać swoich dotychczasowych odbiorców, będą zmuszeni z jednej strony uatrakcyjnić swoją ofertę, z drugiej zaś poprawić jakość obsługi. Im większa różnorodność usług, tym większa liczba dokumentów i tym pilniejsza potrzeba zarządzania nimi. Na rynku energetycznym będzie toczyła się walka nie tylko ceną, ale również szybkością obsługi klienta. Dlatego wcześniej czy później dostawcy energii sięgną po zewnętrzne usługi zarządzania dokumentami zarówno papierowymi, jak i elektronicznymi, ze szczególnym uwzględnieniem oferty Call Center.

– Nie wspomniał pan o archiwizacji dokumentów…
– W przypadku firmy ArchiDoc archiwizacja nie jest podstawowym produktem. W naszej ofercie jest to element uzupełniający, na którym praktycznie nie zarabiamy i jest on skalkulowany „po kosztach". Archiwizacja właściwie jest ostatnim etapem każdego procesu biznesowego związanego z obróbką dokumentów, dlatego też jako firma zajmująca się kompleksową obsługą dokumentów musimy też zapewnić archiwizację. Bardzo często zdarza się jednak, że przetworzony przez nas dokument przekazujemy klientowi w wersji cyfrowej, zwracając mu jednocześnie jego papierowy odpowiednik, który jest przechowywany przez zleceniodawcę, we własnym zakresie.

– W której części rynku tkwi największy potencjał zapotrzebowania na elektroniczne dokumenty?
– Zdecydowanie w administracji publicznej. Tam jest mnóstwo do zrobienia, ale perspektywa, chociaż ogromna, jest nadal dość mglista. Nawet tam, gdzie ogłaszane są przetargi trudno jest przebić się firmie outsourcingowej. Administracja publiczna jeśli już korzysta z jakichś systemów do zarządzania dokumentami, to zainteresowana jest raczej jego zakupem i późniejszą samodzielną obsługą. Ja jednak uważam, że outsourcing byłby świetnym sposobem na ograniczenie rozdmuchanej do granic możliwości administracji, która ciągle tylko się rozrasta, rozrasta, rozrasta…

Rozmawiał Lech Piesik