22.12.2008

Z Anną Zawadzką, dyrektor ds. marketingu i rozwoju w ArchiDoc, rozmawiamy o outsourcingu.

Brief: Jaki typ outsourcingu jest najpopularniejszy? O co najczęściej pytają klienci?
Anna Zawadzka: Zainteresowanie outsourcowaniem poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstw różni się w zależności od branży. Tegoroczne badanie rynku przeprowadzone na zlecenie ArchiDoc wykazało, że instytucje finansowe najczęściej wykorzystują outsourcing do zarządzania dokumentami (67 proc.) i korespondencją (33 proc.), wśród której wymieniają formularze (36 proc.) i faktury (27 proc.). Firmy, których główną działalnością jest produkcja, outsourcują w równym stopniu (ponad 30 proc.) zarówno obsługę dokumentów, jak i zarządzanie korespondencją. Przedstawiciele wszystkich ankietowanych przedsiębiorstw handlowych deklarowali, że współpracują z firmami zewnętrznymi w zakresie obsługi faktur i umów.

Brief: Kiedy najbardziej opłaca się zlecanie usług back-office’owych firmom zewnętrznym?
AZ: Największe zyski z nawiązania współpracy z firmą zewnętrzną w zakresie zarządzania dokumentami czerpią duże firmy, o dobrze rozwiniętej strukturze organizacyjnej. Outsourcing sprowadza się w ich przypadku do wymiernych korzyści związanych z zastąpieniem kosztów stałych kosztami zmiennymi. Firma – zlecając podmiotowi zewnętrznemu np. obsługę zamówień – może elastycznie dostosować wielkość zamówienia do aktualnego popytu na dane produkty. Korzystając z usługi outsourcingowej, zleceniodawca płaci za obsługę określonej liczby dokumentów, dzięki czemu nie ponosi kosztów, gdy spada ilość przetwarzanych danych. Koszty stałe związane z utrzymywaniem pracowników, infrastruktury i powierzchni biurowej zostają więc zastąpione przez koszty zmienne, wynikające z kontraktu z firmą outsourcingową.

Brief: Czy w związku z oszczędnościami w niepewnym czasie, mają Państwo więcej klientów/zleceń lub przewidujecie na przyszły rok wzrost obrotów?
AZ: W ostatnim czasie zaobserwowaliśmy zwiększoną liczbę zapytań zarówno od nowych klientów, jak i dotychczasowych odbiorców naszych usług, którzy są zainteresowani rozszerzeniem zakresu współpracy z ArchiDoc. W naszej branży takie kontrakty są negocjowane przez wiele miesięcy, w związku z tym trudno przewidzieć, jak wpłynie to na wielkość naszych obrotów w przyszłym roku. Jesteśmy przekonani, że kryzys gospodarczy będzie sprzyjał rozwojowi usług outsourcingowych, ponieważ klienci będą poszukiwali nowych metod oszczędności i zastępowania kosztów stałych kosztami zmiennymi. Obecna sytuacja zapewne wpłynie także na przyśpieszenie decyzji o wydzieleniu poszczególnych procesów na zewnątrz w firmach, które do tej pory nie były do końca przekonane do takiego modelu biznesowego.

Brief: Czy planujecie w takim razie jakiekolwiek działania promocyjne w przyszłym roku?
AZ: ArchiDoc koncentruje się głównie na działaniach edukacyjnych mających na celu podniesienie świadomości rynku w obszarze usług outsourcingowych. Ze względu na specyfikę działalności firma nie prowadzi klasycznych kampanii reklamowych, a główną wagę przykłada do budowania długotrwałych relacji z grupą dotychczasowych i potencjalnych klientów, w której znajdują się największe firmy działające w Polsce.

Rozmawiała: Kinga Nurska