23.10.2012

ArchiDoc: jak obniżyć koszty wydawania druków Rp7?

Obliczenie kapitału początkowego to element niezbędny do ustalenie wysokości przyszłej emerytury każdego Polaka.

Obliczenie kapitału początkowego to element niezbędny do ustalenie wysokości przyszłej emerytury każdego Polaka. Co roku średnio 225 tysięcy osób wchodzących w wiek emerytalny styka sie z problemem pozyskania druków Rp7 od swoich byłych pracodawców- nierzadko dużych firm o rozproszonej strukturze i z wieloletnią historią. Rozwiązaniem dla przedsiębiorstw – a tym samym korzyścią dla przyszłych emerytów – może być współpraca z zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotem. Oszczędności firmy mogą sięgnąć wówczas od 15 do 35 procent rocznie, w zależności od wolumenu zgromadzonych dokumentów oraz stopnia ich rozproszenia i uporządkowania.

To właśnie największe spółki stają przed problemem przechowywania dokumentacji kadrowo- płacowej przynajmniej przed 50 lat od daty zakończenia sprawy (czyli od chwili ustania zatrudnienia) oraz kompletowania akt w celu wydania bylemu pracownikowy druku Rp7 na jego żądanie. Nierzadko proces ten jest kosztowny i czasochłonny, ze względu na rozproszone struktury przedsiębiorstw i kilometry przechowywanych dokumentów o różnym stopniu uporządkowania. Tymczasem pracownicy wnioskujący o druki Rp7 wymagają niezwykłej dokładności i przykładają wagę do pełnego udokumentowania historii swojego zatrudnienia – ma to bowiem bezpośredni wpływ na wysokość przyszłej emerytury. Największy problem pojawia się, gdy posiadane przez firmy dane są niekompletne, nie można odnaleźć niektórych dokumentów lub uległy one zniszczeniu.

Usprawnić procedurę z korzyścią dla pracowników
Najbardziej efektywnym kosztowo rozwiązaniem dla dużych firm jest powierzenie obsługi akt osobowo- płacowych, zwłaszcza zwolnionych pracowników, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Zleceniodawca nie musi już płacić za magazyn (archiwum) ani też za pracę osób obsługujących dokumentację. Profesjonalny outsourcer zapewnia zarządzanie dokumentacją przez doświadczonych archiwistów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz wytycznymi zawartymi we właściwych rozporządzeniach Ministra Kultury. Wdraża nowoczesne i sprawdzone w praktyce rozwiązania, zapewnia także najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywaniej dokumentacji.

Tego typu zlecenia realizuje – przykładowo dla G4S, Netii czy Ruchu – spółka ArchiDoc z Grupy Outsourcing Experts. W sumie firma odpowiada za obsługę ponad 750 tys. teczek osobowo-płacowych. Ponadto, ArchiDoc przechowuje ok. 500 tys. teczek tego typu akt z ponad 120 nieistniejących już firm i wydaje odpisy lub uwierzytelnione kopie dokumentacji bezpośrednio na zlecenie ZUS lub byłych pracowników.

Należy jednak pamiętać, że akta osobowo-płacowe są znacznie bardziej wymagające w przetwarzaniu w porównianiu do innej dokumentacji firmowej. Podlegają rygorom i przepisom określającym sposób oraz czas ich przechowywania w oparciu o rozporzadzenia Ministra Kultury. Dlatego, wybierając zewnętrznego partnera warto zwrócić uwagę, czy posiada on wymagany wpis do Rejestru Przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez Marszałka danego województwa oraz jakie są wyniki cyklicznych kontroli takiego podmiotu, dokonywanych przez Urząd Marszałkowski.

Modele współpracy z zewnętrznym partnerem
Obsługa akt osobowo-płacowych realizowana jest najczęściej w dwóch modelach współpracy. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której docelowy podmiot przechowujący akta przejmuje dokumentację po zlikwidowanych przedsiębiorstwach i udostępnia odpisy lub uwierzytelnione kopie akt na wniosek m.in byłych pracowników przedsiębiorcy lub instytucji do tego upoważnionych. Zwykle zamawiąjący opłaca koszty wykonania odpisów lub kopii dopiero po otrzymaniu przesyłki z dokumentami. Opłaty za świadczone usługi powinny być zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury.

Drugi model współpracy dotyczy sytuacji, w której podmiot przechowujący akta przejmuje dokumentację od istniejącego przedsiębiorstwa. Wówczas podlegają one udostępnieniu na żądanie zleceniodawcy, który decyduje czy wydanie dokumentu ma nastąpić w formie papierowej, czy też elektronicznej. W przypadku usług świadczonych przez ArchiDoc z Grupy OEX istnieje dodatkowo możliwość zeskanowania całości lub wytypowanej części przejmowanej dokumentacji i przechowywania jej w formie elektronicznej, co pozwala na sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu bez konieczności sięgania do oryginałów. Uprawniony pracownik działu HR zleceniodawcy- po zalogowaniu się i uwierzytelnieniu w systemie – otrzymuje dostęp do wskazanych dokumentów.

Powierzenie procesu przechowywania i kompletowania dokumentacji osobowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi niesie za sobą korzyści dla wszystkich stron – przedsiębiorstwo obniży koszty obsługi tego procesu, pracownik otrzyma wymagane zaświadczenia szybciej, a ZUS uniknie długotrwałych procedur sprawdzających i odwoławczych. W najbliższych latach konieczne wydaje się więc maksymalne przyspieszenie procesu wdrażania elektronicznych rozwiązań i procedur zarządzania dokumentacją, usprawniających formalności, do których załatwienia co roku zobowiązanych jest tysiące polskich obywateli.

Marcin Ogrodnik, dyrektor ds. sprzedaży, ArchiDoc z Grupy OEX

 

 

 

 

 

 

 

Udostępnij