25.08.2025

Dokumenty znajdujące się w firmowym archiwum to cenne źródło danych. Firmy z tradycją dbają o jego profesjonalne prowadzenie, bo… pozyskiwane z niego informacje pomagają w budowanie pozycji rynkowej czy bieżących operacjach. Nowsze przedsiębiorstwa zamiast na tradycyjne archiwa lub składnice akt stawiają na e-archiwa.

Wyobraźmy sobie firmę, której początki sięgają połowy XIX wieku. Dokładnie w 1846 roku ojciec założyciel otwiera niewielki warsztat optyczny w niemieckiej Jenie. Przez kolejne dekady stworzona przez niego marka staje się synonimem innowacyjności w dziedzinie optyki precyzyjnej. Dziś firma ta to globalny gigant z blisko 46,5 tys.  pracownikami w blisko 50 krajach na całym świecie[1].

A jednocześnie firma, która… nadal intensywnie korzysta z papierowych archiwów.

Archiwum – skarbnica wiedzy i technologicznych detali

O jaką firmę chodzi? O niemieckiego producenta branży optycznej i optoelektronicznej ZEISS. Jak pisze „Wirtschafts Woche”[2], przedsiębiorstwo to nie trzyma swoich dokumentów „gdzieś w piwnicy”. Posiada w pełni profesjonalne archiwum, zatrudniające wykwalifikowanych archiwistów i historyków.

Dlaczego? Bo w jego przypadku każda karta katalogowa, każdy rysunek techniczny i każdy raport sprzed dekad może być kluczowy w pracy inżynierów, konstruktorów czy działu patentowego.

Konkretne dane zawarte w dokumentacji

Według niemieckiego tygodnika, pracownicy archiwum tej firmy obsługują rocznie około 2000 zapytań. Co ciekawe, blisko 40% z nich pochodzi od działów wewnętrznych. Dotyczą one bardzo konkretnych spraw, np.:

• związanych z ochroną patentową, np. kto i gdzie po raz pierwszy skorzystał z danego rozwiązania?
• dotyczących rozwiązań technicznych, np.: czy w archiwum znajduje się dokumentacja części zamiennych?
• odnoszących się do technologii produkcji: czy w archiwum zachowały się ślady informacji, jak w przeszłości radziliśmy sobie z danym problemem?

Doświadczenie ArchiDoc pokazuje, że archiwum firmowe jest także kopalnią informacji w takich obszarach jak:

• sprawy pracownicze,
• finanse przedsiębiorstwa,
• rozliczenia dotacji i dofinansowań, z których korzystała spółka,
• dokumentacja dotycząca świadczonych usług lub sprzedawanych produktów,
• dokumentacja techniczna własnych obiektów.

Czas na biuro bez papieru!

Dla ogromnej większości firm – zwłaszcza tych młodszych, działających w szybko zmieniających się branżach – utrzymywanie tysięcy metrów bieżących dokumentów jest… po prostu nieopłacalne.

Tu pojawia się rozwiązanie: digitalizacja i e-archiwum, czyli to, w czym ArchiDoc od lat wspiera swoich klientów. Nasze usługi są odpowiedzią na dokładnie te wyzwania, które firmy z tradycjami rozwiązują poprzez swoje fizyczne archiwa – tylko w nowoczesnej, cyfrowej wersji:

Współczesne wyzwania: szybki dostęp, bezpieczeństwo i optymalizacja kosztów

Niezależnie od tego, czy Twoja firma ma za sobą 180 lat historii, czy jest na rynku dopiero od kilku lat – prawdopodobnie codziennie generujecie tysiące stron dokumentów. Faktury, umowy, zamówienia, raporty…

Jeśli:

• Twoje biuro pęka w szwach od papierów,
• szukanie jednego dokumentu zajmuje godziny,
• obawiasz się utraty danych lub kar za brak zgodności z przepisami (np. RODO)

…to znak, że warto pomyśleć o rozwiązaniach ArchiDoc: digitalizacji, elektronicznych archiwach, automatyzacji procesów i przechowywaniu papierowej dokumentacji w nowoczesnych archiwach.

Skontaktuj się z nami – pomożemy Twojej firmie przenieść się do nowej ery zarządzania dokumentami!

[1] https://www.zeiss.de/corporate/ueber-zeiss.html

[2] L. Knollenborg, Fokus auf Verganegenheit, „Wirtschafts Woche“ No. 24, 6. Juni 2025, s. 92 – 93.