27.05.2013

Zapowiadana reorganizacja Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku wcale nie musi oznaczać utrudnień dla przyszłych emerytów w zakresie wyliczania kapitału początkowego. Od lat taką dokumentację, pochodzącą także od nieistniejących już firm, z powodzeniem przechowują podmioty zewnętrzne, które potrafią zapewnić najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Sprawdzone rozwiązania
Najbardziej efektywnym kosztowo rozwiązaniem jest powierzenie obsługi akt osobowo- płacowych wyspecjalizowanemu w tym obszarze podmiotowi. ArchiDoc z Grupy Outsourcing Experts przechowuje dokumenty osobowo – płacowe ponad 1,5 miliona pracowników z kilkuset przedsiębiorstw, m.in. G4S (obecnie Konsalnet), Netii czy Ruchu. Daje to 8 km bieżących dokumentacji, czyli dwukrotnie więcej niż jest zarchiwizowane w państwowej placówce w Milanówku. Około 1/3 tych akt, czyli 500 000 teczek osobowych pochodzi z już nieistniejących firm – w upadłości lub w likwidacji. Gdyby zdecydowano się powierzyć przechowywanie całego zasobu dokumentowego z Milanówka wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie, koszty sprawnego funkcjonowania archiwum można zamknąć w kwocie poniżej 10 tys. zł miesięcznie.

W tej cenie firma komercyjna jest w stanie zapewnić zarówno odpowiednio przygotowany obiekt magazynowy jak i pracowników posiadających wymagane kwalifikacje. Obsługa dokumentów odbywałaby się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz wytycznymi zawartymi we właściwych rozporządzeniach Ministra Kultury. Co ważne, doświadczona firma zewnętrzna w zarządzaniu archiwum stosuje nowoczesne technologie, automatyzujące proces i zapewniające bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.

Udostępnianie jest proste
ArchiDoc w przypadku obsługi zlikwidowanych przedsiębiorstw na wniosek byłych pracowników przedsiębiorcy lub upoważnionych do tego instytucji (przede wszystkim ZUS) udostępnia uwierzytelnione kopie akt lub odpisy. Opłaty są zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury i wynoszą średnio ok. 35 zł plus koszt przesyłki. W sytuacji kiedy w archiwum przechowywane są dokumenty istniejących firm, są one wydawane na ich żądanie, w zależności od potrzeb w formie papierowej lub elektronicznej.

Firmy decydujące się na powierzenie teczek osobowo – płacowych podmiotowi zewnętrznemu mają możliwość zlecenia digitalizacji całości lub części przekazywanej dokumentacji. Wówczas poszczególne akta są udostępniane uprawnionym osobom w wygodny i szybki sposób z poziomu repozytorium elektronicznego. Na zeskanowanie kilkuset tysięcy akt personalnych swoich pracowników zdecydowała się m.in. Spółki Restrukturyzacji Kopalń SA.

Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy mogą zredukować koszty zarządzania dokumentami kadrowymi nawet o 35 proc. w skali roku, a pracownicy otrzymują wymagane zaświadczenia dużo sprawniej.

Regulacje ustawowe
Należy pamiętać, że archiwizacja akt kadrowych podlega specjalnym wymogom prawnym określonym przez Ministra Kultury. Zajmująca się tym firma zewnętrzna powinna posiadać wpis do Rejestru Przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez Marszałka danego województwa i przechodzić systematyczne audyty Urzędu Marszałkowskiego.

Marcin Ogrodnik,
dyrektor ds. sprzedaży, ArchiDoc z Grupy OEX