24.08.2023
Mądry sposób urzędów na oszczędności w archiwach
Najem specjalistycznej powierzchni magazynowej przystosowanej do przechowywania dokumentów to rozwiązanie dla urzędów i instytucji, które borykają się z przepełnionymi archiwami. Korzysta z niego już wiele urzędów oraz instytucji w Polsce, np. Ministerstwo Finansów, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, prokuratura, itp.
Nie ma gdzie trzymać dokumentacji – wbrew pozorom to częsty problem, przed którym stają dyrektorzy urzędów lub instytucji czy osoby odpowiedzialne za sprawne ich funkcjonowanie od strony administracyjnej. I często okazuje się, że mają związane ręce.
W grę może wchodzić wynajęcie magazynu poza siedzibą urzędu czy instytucji. Trzeba to jednak zrobić mądrze. Wynajęcie przysłowiowego garażu bez dodatkowych inwestycji i składowanie w nim akt może skończyć się pociągnięciem do odpowiedzialności za zaniedbania osób odpowiedzialnych za archiwa w jednostce.
ArchiDoc od prawie 30 lat specjalizuje się w przechowywaniu dokumentów. Ostatnio oddał do użytkowania jeden z najnowocześniejszych magazynów archiwalnych w tej części Europy, w którym wynajmuje powierzchnię archiwum instytucjom administracji publicznej, dostosowaną do obowiązujących przepisów i regulacji zdolną przechowywać dowolną ilość akt.
Najem powierzchni magazynowo-archiwalnej to nowoczesne rozwiązanie skrojone głównie na potrzeby administracji publicznej, rządowej i samorządowej. Obecnie, gdy większość urzędów oraz instytucji szuka oszczędności we wszystkich obszarach, budżety na rozbudowę archiwów są ograniczane. Najem dostosowanej i wyposażonej powierzchni archiwum od podmiotu profesjonalnie zajmującego się przechowaniem dokumentacji to rozwiązanie najkorzystniejsze cenowo na rynku, sprawdzone oraz dostępne „od ręki”.
Bez względu na ilość akt, dokumenty są przechowywane w najwyższym standardzie:
+ dedykowana powierzchnia dla każdego rodzaju urzędu i instytucji,
+ nowoczesne regały wysokiego składu,
+ utrzymywanie odpowiednich warunków w zakresie temperatury i wilgotności powietrza,
+ kontrola dostępu do przechowywanego zasobu,
+ zabezpieczenie p. poż.,
+ ochrona i monitoring obiektu 24h/7,
✅ W ramach usługi obowiązuje stała opłata czynszowa za wynajem powierzchni magazynowo-archiwalnej uzależniona od wielkości wynajmowanej powierzchni, zaczynająca się od kilkuset złotych miesięcznie.
✅ Najemca nie ma potrzeby robienia dodatkowych inwestycji, czy też montażu regałów. Otrzymuje powierzchnię archiwalną dostosowaną do obowiązujących przepisów.
✅ Opłata czynszowa uwzględnia wszystkie koszty utrzymania, tj.: koszt energii, mediów, ochrony, ubezpieczenia, monitoringu, zabezpieczeń p.poż, regałów, pomiarów temperatury i wilgotności .
✅ Gwarancja bezpiecznego przechowywania dokumentów zgodnie ze współczesnymi standardami i wymogami prawnymi.
✅ Istnieje możliwość zapewnienia dostaw oryginalnych dokumentów na każde zlecenie zamawiającego do wskazanych lokalizacji na terenie całego kraju.
Wśród korzystających z najmu powierzchni archiwalnej są różne instytucje, urzędy, spółki czy podmioty komercyjne działające na rynku. Powierzchnię archiwalną wynajęły w ArchiDoc podmioty z obszaru medycyny i ochrony zdrowia, które przechowują na niej dokumentację pacjentów oraz Ministerstwo Finansów, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, prokuratura, itp.
Zainteresował Cię ten temat?
Porozmawiaj o nim z ekspertami!
Anna Czaicka
Dawid Krupa