29.11.2010

Przedsiębiorstwa decydujące się na outsourcing poszczególnych procesów swojej działalności tradycyjnie liczą na znaczącą redukcję kosztów, automatyzację poszczególnych czynności oraz podniesienie efektywności. Coraz częściej jednak klienci na co dzień korzystający z usług dostawców zewnętrznych dostrzegają również dodatkowe korzyści. Potwierdzają to badania przeprowadzone przez spółkę na zlecenie spółki ArchiDoc, z których wynika, że równie istotne w ostatnich latach stały się kryteria związane z dostępem do specjalistycznego know-how – aż 59 proc. przedsiębiorców wskazało na ten obszar oraz brak konieczności zakupu własnej infrastruktury – 57 proc. wskazań.
Najważniejszym czynnikiem decydującym o wyborze dostawcy usługi outsourcingowej niezmiennie pozostaje cena. Jeśli jednak na korzyść droższego dostawcy przemawia zakres oferty, elastyczność czy też możliwość szybkiego adaptowania zakresu kontraktu do pojawiających się pomysłów i zmian wewnątrz organizacji często wybierane jest droższe rozwiązanie. Cena jest tylko jednym z elementów oceny całkowitej. Może być ona znacznie wyższa na poziomie ofertowym, ale proponowany model uzyskuje tak wysoką ocenę merytoryczną, że jest nadal brany pod uwagę. Dla firm decydujących się na outsourcing zarządzana dokumentami głównymi wyznacznikami oceny kontraktu z firmą zewnętrzną stają się, takie czynniki jak: otrzymanie potrzebnych informacji na czas i brak błędów. Równie istotne jest także zapewnienie właściwej ochrony przetwarzanych danych – firmy outsourcingowe zwracają na ten element szczególną uwagę. Każdy klient decydujący się na skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej oczekuje zastosowania najwyższych norm ochrony danych.
W przypadku materiałów poufnych dostawcy usług outsourcingowych zapewniają wielopoziomową ochronę informacji. Podobne standardy bezpieczeństwa zastosowane są podczas transportu dokumentów. Klient przywiązuje mniejszą uwagę do tego, czy outsourcer korzysta z własnej bazy logistycznej czy też zleca ten proces innej firmie – istotne dla niego jest to, by przewożone dane były odpowiednio zabezpieczone. Dla przedsiębiorców zlecających procesy back-office niezwykle istotne jest by powierzone dokumenty byty odpowiednio zabezpieczone i udostępnione klientowi na czas – lokalizacja centrów operacyjnych partnera zewnętrznego ma drugorzędne znaczenie. Czynnikiem decydującym o nawiązaniu współpracy z firmą zewnętrzną jest konieczność usprawnienia danego obszaru działalności firmy.
Jednym z ważniejszych impulsów do rozpoczęcia współpracy z firmą outsourcingową jest rekomendacja biznesowa. Świadczy ona o sukcesie wdrożenia outsourcingu w przedsiębiorstwie i jest doskonałym świadectwem wskazującym na profesjonalizm firmy. To co charakteryzuje umowy outsourcingowe to przede wszystkim długoterminowość – dlatego bardzo ważne jest utrzymywanie przez obie strony dobrych relacji biznesowych nie tylko na etapie podpisywania kontraktu, ale również w trakcie współpracy. Wyjaśnianie niedomówień, potencjalnych problemów na bieżąco pozwala optymalizować korzyści płynące ze współpracy. Jeżeli znamy oczekiwania naszych klientów, pozostaje nam tylko wdrożenie ich w życie.

Dominik Łabiński, Dyrektor ds. Sprzedaży ArchiDoc