30.09.2010

Pocztowokurierski.pl: Z jakimi błędnymi przekonaniami dotyczącymi zakresu działania firm z Państwa branży napotykacie w przypadku potencjalnych klientów? O co najczęściej pytają nowi Klienci?

Konrad Rochalski, ArchiDoc: Na rynku funkcjonuje kilka stereotypów odnośnie zlecania obsługi procesów podmiotom zewnętrznym. Najczęstsze obawy przedsiębiorców dotyczą bezpieczeństwa powierzanych informacji podczas współpracy z firmą outsourcingową. Praktyka wskazuje jednak, że zdecydowana większość tego rodzaju zarzutów nie ma odniesienia do rzeczywistości. Przykładem mogą być usługi z zakresu zarządzania dokumentami, w ramach których podmioty zewnętrzne przestrzegają rygorystycznych standardów ochrony danych, często przewyższających normy stosowane przez zleceniodawców usługi we własnym zakresie. Firmy outsourcingowe wyspecjalizowane w takich usługach to profesjonaliści – posiadają know-how, nowoczesny sprzęt, wykwalifikowaną kadrę oraz zaawansowane zabezpieczenia na poziomie fizycznym i informatycznym. Bardzo ważne są również specjalne procedury, określające uprawnienia dostępu i zasady postępowania z danym rodzajem danych przez pracowników outsourcera.

Firmy outsourcingowe często spotykają się także z obawami dotyczącymi jakości. W tym przypadku bardzo ważny jest wybór dostawcy gwarantującego realizację usługi z zachowaniem najwyższych norm jakościowych i zawarcie szczegółowych wymagań z tego zakresu w umowie SLA (Service Level Agreement). W kontrakcie nie może zabraknąć zapisów dotyczących sposobu realizacji usługi, ochrony danych osobowych oraz kar umownych, które obowiązują w przypadku niedotrzymania warunków współpracy przez jedną ze stron.

Warto podreślić, że korespondencja masowa (np. faktury i umowy przesyłane tradycyjną lub elektroniczną pocztą), druk i wysyłka, a takżecały sektor zarządzania dokumentacją rosną z każdym rokiem. Sprzyja temu wzrost liczby druków marketingowych wynikający z coraz większej popularności marketingu bezpośredniego. Firmy wysyłają setki materiałów reklamowych i promocyjnych, prowadzą różnorodne programy lojalnościowe i bardzo często powierzają realizację tych zadań podmiotom zewnętrznym. W zarządzaniu przedsiębiorstwem oraz w komunikacji z Klientem odpowiedni system dystrybucji dokumentów ma ogromne znaczenie, szczególnie w przypadku firm obsługujących klienta masowego. Usługobiorcom coraz częściej zależy na otrzymaniu usługi kompleksowej, polegającej np. na możliwości połączenia druku i wysyłki z komunikacją bezpośrednią skierowaną do finalnego odbiorcy produktu.

www.pocztowokurierski.pl