15.12.2020

Zintegrowane systemy wymiany informacji w procesach BPO

ArchiDoc to lider w zakresie cyfrowej transformacji procesów biznesowych.

ArchiDoc to lider w zakresie cyfrowej transformacji procesów biznesowych. Spółka wykorzystuje zaawansowaną technologię webserwisów, dzięki czemu optymalizuje koszty realizowanych procesów i zapewnia bezpieczeństwo transmisji danych.

Od wielu lat ArchiDoc rozwija narzędzia w zakresie automatyzacji procesów przetwarzania danych. Jednym z nich jest wykorzystanie dedykowanych webserwisów dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta. To narzędzie, dzięki któremu można zintegrować różne systemy i sprawić, że mogą one wymieniać się danymi bezpośrednio i w czasie rzeczywistym, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Na czym to polega?

Webserwis (API) jest usługą sieciową, dzięki której systemy informatyczne mogą bezpośrednio wymieniać między sobą strumienie informacji. W przeciwieństwie do wcześniejszych technologii komunikacji między systemami (np. CORBA, DCOM itp.) działanie webserwisów oparte jest na standardowych protokołach HTTP/HTTPS. Dzięki temu czas potrzebny na ich wdrożenie w konkretnym przedsiębiorstwie jest krótszy. Ponadto nie wymagają ingerencji człowieka, co pozwala na eliminację potencjalnych błędów, które mogą zachodzić przy pracy manualnej.

Photo by Arnold Francisca on Unsplash

Webserwisy w służbie bankowości

Webserwisy mogą łączyć systemy po stronie klienta, ale także integrować usługi wielu dostawców. Tak dzieje się w przypadku projektu realizowanego przez ArchiDoc dla jednego z czołowych przedstawicieli rodzimego sektora bankowego. W tym wypadku rozwiązanie oparte o API (Application Programming Interface) wykorzystywane jest do zarządzania procesem wysyłki papierowej dokumentacji do archiwum.

Początek całego procesu transferu danych definiowany jest przez bank. Instytucja finansowa określa, kiedy i jakie dokumenty będzie przesyłać, po czym rejestruje to w systemie bankowym. Ta informacja za pomocą protokołu sieciowego przesyłana jest do systemu ArchiDoc. Stąd za pomocą kolejnego webserwisu trafia do systemu firmy kurierskiej. W ten sposób następuje automatyczne utworzenie listu przewozowego i zamówienie kuriera pod adres oddziału banku. Po odebraniu przez niego przesyłki z dokumentami, system ArchiDoc monitoruje kolejne etapy transportu i przesyła do systemu banku informacje na ten temat oraz generuje potwierdzenie, kiedy dokumenty trafią do centralnego magazynu archiwistycznego ArchiDoc. Wszystkie te operacje odbywają się w pełni automatycznie w czasie rzeczywistym. Stałe monitorowanie miejsca przesyłki pozwala na bezpieczną logistykę dokumentów z ponad 200 oddziałów banku w całej Polsce.

Elastyczność dzięki partnerstwu

ArchiDoc, działając na rynku polskim od ponad 25 lat, nawiązał współpracę z ponad 500 firmami z różnorodnych sektorów. Dzięki temu, spółka może pełnić rolę „pośrednika” w elektronicznym przepływie informacji.

W przypadku, gdy któryś z klientów zdecyduje się na zmianę jednego ze swoich dostawców (np. firmy kurierskiej), ArchiDoc może łatwo zintegrować się z kolejnym dostawcą lub wykorzystać integracje, które zostały zbudowane przy okazji innych projektów. Dzięki temu spółki korzystające z usług ArchiDoc mogą elastycznie dobierać swoich partnerów i skracać do minimum czas potrzebny na dostosowanie systemów w związku z taką zmianą.

Bezpieczeństwo potwierdzone zewnętrznymi audytami

Niektórzy klienci wymagają wdrożenia webserwisów ze względów bezpieczeństwa. Tak było w przypadku jednej z czterech największych firm telekomunikacyjnych w Polsce obsługiwanej przez ArchiDoc. Koncern, jako jeden z pierwszych w kraju, zamieszczał na każdym dokumencie unikalny numer w postaci kodu kreskowego oraz udostępniał dla niego indeksy (opisy merytoryczne). Dzięki temu pracownicy ArchiDoc mogli szybko zweryfikować kompletność oraz zawartość każdej otrzymanej przesyłki dokumentów z kilkuset punktów obsługi klienta. Bezpieczne połączenie z bazą CRM firmy telekomunikacyjnej za pomocą webserwisu pozwalało upewnić się, że żaden dokument nie zawieruszył się na dotychczasowym etapie procesu oraz został prawidłowo zidentyfikowany.

Jednym z najważniejszych argumentów za używaniem API do przesyłania informacji jest brak pośrednictwa pracowników w przekazywaniu informacji. Dzięki temu nie ma ryzyka błędu ludzkiego i opóźnień tym spowodowanych. Poza tym webserwisy, po poprawnie przeprowadzonej integracji, zawsze działają w ten sam sposób – tak, jak zostały zaprojektowane. Testy przedwdrożeniowe pozwalają zweryfikować ich funkcjonowanie w wielu różnych sytuacjach. Dodatkowo, komunikaty przesyłane są kanałami szyfrowanymi przez wszystkie systemy, co zabezpiecza wymianę informacji przed atakami hakerskimi.

Pewność, co do bezpieczeństwa oprogramowania ArchiDoc, zapewniają cykliczne testy bezpieczeństwa, w tym testy penetracyjne. Wykonują je renomowane firmy zewnętrzne, a zabezpieczenia sprawdzane są między innymi poprzez próbę włamania do systemu (tzn. ethical hacking).

Rozwiązanie szyte na miarę

Na przestrzeni lat ArchiDoc wypracował dwa podejścia do budowy webserwisów. Wybór najbardziej odpowiedniej architektury serwisu zależny jest od informatycznych zasobów usługodawcy oraz od oczekiwań względem skali realizacji procesów biznesowych.

Pierwsza możliwość, częściej stosowana, polega na wykorzystaniu do integracji API systemu klienta. W takim przypadku ArchiDoc w swoim systemie buduje dedykowany moduł pozwalający na integrację zgodnie z wymaganiami przedstawionymi przez dział IT klienta.

Druga możliwość to wykorzystanie gotowego API systemu ArchiDoc. W takim przypadku klient w swoim systemie tworzy mechanizm integracji komunikujący się z API ArchiDoc.

Dedykowany system stworzony przez ArchiDoc jest uniwersalny i zdolny do nawiązania nowej integracji z każdym systemem. Integracja może być zrealizowana w architekturze zarówno SOAP jak i REST. Gdy tylko jest to możliwe, w trakcie projektowania integracji inżynierowie ArchiDoc wykorzystują gotowe metody i serwisy. W ten sposób próbujemy zmniejszyć koszty i skraca się czas potrzebny na połączenie systemów.

Z przyjemnością podejmujemy też niestandardowe wyzwania, które pozwalają zaprojektować wspólnie z klientem rewolucyjne optymalizacje. Są to rozwiązania szyte w całości na miarę, unikalne dla danych branż lub wręcz konkretnych przedsiębiorstw – mówi Gabriela Domurat, Manager Zespołu Analityków Biznesowych w ArchiDoc.

Czas i koszt

Wprowadzenie webserwisów związane jest początkowo z większym wydatkiem niż przesyłanie danych na przykład za pomocą poczty email. Jednak skutkuje to eliminacją pracy człowieka w procesie elektronicznego obiegu dokumentów, co w dłuższej perspektywie znacząco optymalizuje koszty. Całkowita wycena wdrożenia integracji między systemami w oparciu o webserwisy zależy do liczby systemów oraz specyfikacji. Mimo że kwoty związane z integracją systemów mogą początkowo wydawać się znaczące (ze względu na zaawansowane prace IT), to inwestycja szybko się zwraca.

Czas wymagany na wprowadzenie webserwisu to minimum miesiąc, choć przeważnie to okres ok. pół roku. Związane jest to z wieloaspektowymi przygotowaniami, analizami, szczegółowymi testami z udziałem użytkowników czy pracami deweloperskimi. Czas, tak samo jak koszty, związany jest ze stopniem zaawansowania oraz liczbą systemów, które mają zostać zintegrowane.

Udostępnij