Katowice, 1 grudnia 2004r.

 

Centralne Archiwum Dokumentów TP

Telekomunikacja Polska we współpracy z Archiwami Śląskimi i firmą FileNet wdrożyła
z sukcesem nowoczesny system archiwizacji danych Klientów TP. Zapewnia on bardzo szybki dostęp
do każdego z przechowywanych dokumentów przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa.
Dzięki Centralnemu Archiwum Dokumentów TP skraca się czas realizowania zleceń i rozpatrywania reklamacji. Do działającej przy Archiwum Centralnej Kancelarii trafia cała korespondencja od Klientów TP.

Całość przechowywanej dokumentacji zajmuje ponad 100 kilometrów bieżących półek archiwalnych. Przewiezienie takiej ilości dokumentów z rozproszonych lokalizacji było skomplikowanym przedsięwzięciem logistycznym.
W Archiwum są już dokumenty dotyczące Klientów indywidualnych, wkrótce znajdzie się tam także cała dokumentacja Klientów biznesowych.

Dokumenty trafiają do Archiwum przez Centralną Kancelarię. Tam są rejestrowane, a następnie w ciągu 24 godzin skanowanie i udostępnianie właściwym doradcom TP drogą elektroniczną. Proces ten odbywa się przy zastosowaniu technologii firmy FileNet. Dokument może zostać udostępniony w postaci oryginalnej poza Archiwum tylko
w szczególnych wymaganych prawem przypadkach.

Każdy archiwizowany dokument jest oznaczony indywidualnym kodem, aby w każdej chwili można było ustalić gdzie się znajduje. Specjalne oprogramowanie pozwala na całkowitą kontrolę nad procesem archiwizowania dokumentów oraz nad udostępnianiem zamówionych akt w postaci ich oryginałów lub skanów.

Archiwum i Kancelaria spełniają wszystkie wymogi bezpieczeństwa danych określone polskimi normami prawnymi, w tym Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. Maksymalna ochrona powierzonych dokumentów jest możliwa dzięki zastosowaniu wielopoziomowych rozwiązań bezpieczeństwa. Dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy TP. Zakres dostępu jest zróżnicowany w zależności od zakresu realizowanych zadań. Dostęp pracowników Archiwów Śląskich do danych o abonentach TP, regulują specjalne zapisy umowy o powierzeniu zbioru danych do przetwarzania.

Archiwa Śląskie wygrały w 2003 roku kontrakt na obsługę Telekomunikacji Polskiej w zakresie przechowywania i udostępniania dokumentów klientów. TP opracowała koncepcję systemu i zdefiniowała wymagania funkcjonalne scentralizowanego archiwum, które następnie zostało utworzone i jest administrowane przez Archiwa Śląskie, firmę z ponad 10-letnim doświadczeniem w dziedzinie archiwistyki.

Rozwiązanie zastosowane w Centralnym Archiwum Dokumentów TP jest największym tego typu przedsięwzięciem w kraju i unikalnym w Europie.

 

Telekomunikacja Polska

Biuro Prasowe, ul. Twarda 18,00-105 Warszawa, tel.:(022) 527 19 39: biuro.prasowe@telekomunikacja.pl

Osoba do kontaktu: Barbara Górska, Rzecznik TP

 

Archiwa Śląskie

Osoba do kontaktu: Bogusław Wierzbicki, tel. 602 28 95 40

 

FileNet Polska

Osoba do kontaktu: Tomasz Partyka, tel. (022) 628 05 93, kom. 608 538197, tomasz.partyka@sigma.com.pl