Dla klienta z sektora paliwowego Grupa OASIS stworzyła e-Archiwum dając bieżący dostęp do dokumentacji z ponad 2500 pudeł i indeksując 35 000 rekordów. 

Zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentacji można wdrożyć w każdej firmie bez względu na poziom zaawansowania cyfrowego czy dotychczasowe sposoby zarządzania dokumentami. Jako ArchiDoc – spółka oferująca usługi z obszaru zarządzania dokumentami w modelu 360 stopni – pomagamy w tym procesie przedsiębiorstwom z Polski, a jako Grupa OASIS – także z całej Europy.

Jednym z klientów Grupy OASIS, który planował świadomie podejść do zarządzania życiem dokumentów, była firma energetyczna, zmuszona do restrukturyzacji części majątku.

Sytuacja wyjściowa: potrzebna strategia zarządzania cyklem życia dokumentów

Nasz klient to brytyjska firma paliwowa, operator kilku instalacji zlokalizowanych na Morzu Północnym. W wyniku zmian biznesowych firma musiała zamknąć jeden ze swoich zakładów i potrzebowała doświadczonego partnera do zarządzania cyklem życia dokumentów zabranych z likwidowanej jednostki.

Nasze zadanie polegało na stworzeniu dedykowanej strategii zarządzania cyklem życia dokumentów. Priorytetem było zachowanie danych historycznych, które mogły być bezcenne dla przyszłych działań związanych z transformacją energetyczną, a także zapewnienie do nich pełnego dostępu.

Wyzwanie: liczba dokumentów i krótki czas procedowania

Należało zarządzić pełnym cyklem życia dokumentacji, zarówno tej fizycznej, jak i cyfrowej. Wyzwaniem była już sama ilość dokumentacji – w zamykanym zakładzie zgromadzono ponad 2500 pudeł archiwistycznych, w których znajdowało się ponad 35 000 dokumentów. Choć wolumen ten nie jest bardzo duży, ograniczeniem był czas, w jakim należało go przeprocesować oraz trudności w dostępie do nich.

Również należało prawidłowo rozpoznać i opisać poszczególne dokumenty. Choć niektóre zbiory były na bieżąco opisywane, występowały w nich liczne braki, a zastane informacje nie tworzyły spójnego systemu.

Rozwiązanie: cyfryzacja kluczem do kontroli cyklu życia dokumentów

Głównym filarem skutecznego zarządzania dokumentacją w modelu 360° jest elektroniczne archiwum. Dlatego naszym zadaniem było przeprowadzenie szeregu działań, które na to pozwalały. Przede wszystkim należało rozpoznać i posegregować dokumenty. Następnie zaklasyfikować je w zależności do typu i ważności. W dalszej kolejności były one skanowane, a niektóre z nich – brakowane (niszczone).

Szczegółowa lista zadań, które wykonaliśmy w ramach zarządzania cyklem życia dokumentów:

• przyporządkowywanie barkodów poszczególnym dokumentom, ich indeksowanie,
• przypisywanie dokumentom metadanych i ich klasyfikowanie wedle kategorii,
• udostępnianie klientowi metadanych – na tej podstawie klient decydował o dokumentach do brakowania,
• digitalizacja rekordów o wysokiej wartości,
• przygotowanie dokumentów o wysokiej wartości do archiwizacji,
• skanowanie rekordów o niższej kategorii i zasilanie ich obrazami systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
• grupowanie pozostałych dokumentów w klasy do zniszczenia,
• przekazanie danych do brytyjskiego Krajowego Repozytorium Danych,
• śledzenie i audyt fizycznie przechowywanych przedmiotów w Wielkiej Brytanii;
• bezpieczne niszczenie fizycznych rekordów.

Wykonując te czynności, zadbaliśmy o poszczególne etapy cyklu życia dokumentów naszego klienta z branży paliwowej.

Korzyści: stały dostęp do dokumentów wysokiej jakości, bezpieczne ich przechowywanie i reedukacja kosztów archiwizacji

W ramach naszych działań zidentyfikowaliśmy ponad 3000 rekordów o wysokiej wartości. Większość z nich stanowiły dzienniki lub inne dokumenty wielkoformatowe, które wymagały specjalistycznego skanowania. Do ich digitalizacji użyliśmy specjalistycznych skanerów, nad których pracą czuwał zespół doświadczonych ekspertów.

W ramach analizy cyklu życia dokumentów wskazaliśmy prawie 28 000 dokumentów, które nie miały szczególnej wartości dla klienta, a których wymagany prawem czas przechowywania już minął.  Rekordy te zostały bezpiecznie zniszczone po uprzednim zatwierdzeniu przez klienta. Uzyskany w ten sposób surowiec papierowy poddaliśmy recyklingowi.

Znaczące zmniejszenie liczby przechowywanych dokumentów wyraźnie zredukowały bieżące koszty archiwizacji. Odpowiednie indeksowanie i opisanie dokumentacji metadanymi pozwoli na bieżąco typować rekordy, które można poddać brakowaniu i w ten sposób dalej ograniczyć koszt ich przechowywania.

Pozostałe dokumenty zostały opatrzone kodami kreskowymi i zindeksowane. Metadane zostały przesłane do opartego na chmurze portalu OASIS do zarządzania danymi, dzięki czemu klient zyskał do nich łatwy i szybki dostęp za pośrednictwem interfejsu użytkownika.

W ten sposób w ciągu zaledwie kilku tygodni klient uzyskał korzyści z zarządzania pełnym cyklem życia dokumentów.

Więcej informacji pod linkiem.

Photo by Marcin Jozwiak on Unsplash