Tele2 Polska oddało w outsourcing firmie ArchiDoc zarządzanie korespondencją z klientami.

E-dokumenty dają wiele korzyści
Główną korzyścią ze stosowania systemów elektronicznych do obsługi dokumentacji jest możliwość sprawnego zapanowania nad chaosem informacji.

IT pomaga pokonać zalew papieru w firmie. Niejedna firma ma trudności z opanowaniem trafiającej do niej ogromnej ilości dokumentów — rozwiązaniem problemu może być informatyka.

Ustawy dbają o dokumenty
Czas przetrzymywania dokumentu zależy od jego znaczenia. Niektóre trzeba zarchiwizować na zawsze.

Biuro bez papieru to mit, ale elektroniczna archiwizacja dokumentów (papierowych) wymaga ich przetworzenia na postać cyfrową i zapisania pozyskanych informacji.

Coraz większa informatyzacja gospodarki i związane z nią wykorzystanie różnych nośników do przechowywania danych (dyskietki, płyty, papier, systemy komputerowe, systemy informatyczne wspomagających zarządzanie)  powodują, że firma dysponuje dzisiaj wieloma danymi i informacjami pochodzącymi z różnych źródeł. O wiele łatwiej jest dokonać ich scalenia w systemie informatycznym przedsiębiorstwa, niż w firmowym segregatorze.

Systemy zarządzania dokumentami powoli ewoluują w kierunku rozwiązań do zarządzania różnego typu informacjami.

FAKTURY, LISTY, DRUKI. Polskie biura toną w morzu papieru, ale informatyka pozwala zapanować nad tym chaosem. Firmy mogą oszczędzić i na składowaniu dokumentów, i ich drukowaniu.

Outsourcing zarządzania dokumentacją, który Telekomunikacja Polska zleciła firmie ArchiDoc, jest największym tego typu projektem w Polsce. W Polsce nie ma innego procesu outsourcingowego w zakresie zarządzania dokumentami, który byłby tak duży i który zostałby obsłużony w sposób tak kompleksowy. W pierwszej fazie projektu ArchiDoc przejmował historyczne dokumenty TP, przywożąc je do centralnego magazynu w Katowicach. Trwało to blisko pół roku. Przez siedem dni w tygodniu, dwa tiry dziennie, z 8-godzinną przerwą na serwis systemu, przewiozły taką liczbę dokumentów, że gdyby ułożyć je pionowo w szeregu, to powstałby ponad stukilometrowy odcinek. Warto przyjrzeć się szczegółom tego przedsięwzięcia.